Glosario

Bienvenido a nuestro glosario, la página donde puedes encontrar los términos clave relacionados con la gestión de inventarios en Timly. Las definiciones simples y concisas facilitan la comprensión de todos los conceptos esenciales, tanto para usuarios principiantes como experimentados. Además de nuestro centro de ayuda, es una herramienta fundamental para navegar de forma autónoma por la plataforma de Timly.

📖 Activo

Sinónimo de “Objeto”. Para la definición completa, consulta la definición de objeto.  

📖 Administrador

En Timly, un administrador es un usuario con derechos de administrador. El administrador es responsable de configurar el software y tiene todos los derechos para gestionar la configuración y definir los permisos de otros usuarios dentro de su organización. 

📖 Artículo de stock

Los artículos de stock son objetos similares que pueden gestionarse y asignarse en cantidades específicas. Los artículos de stock pueden consumirse, en cuyo caso se consideran consumibles. Por ejemplo: vallas de obra, cables, sillas.  

📖 Asignación planificada

Una asignación planificada es la reserva de un objeto para un período de tiempo definido, durante el cual el objeto no estará disponible para otros usuarios. Esta asignación aparece tanto en la página del objeto como en el calendario de planificación.

📖 Asignar

Asignar significa distribuir o adjudicar objetos o tickets. 

📖 Calendario de planificación

El calendario de planificación es un calendario interactivo que te permite planificar y reservar objetos para cualquier período determinado. 

📖 Categoría

Una categoría es una estructura utilizada para agrupar objetos según características comunes. Ejemplos incluyen “Equipos informáticos”, “Vehículos” o “Ropa”. Las categorías son personalizables. Ver también: Subcategoría. Sinónimos: categoría principal, categoría raíz.  

📖 Código de barras

Un código de barras es un número asociado a un objeto. Escanear un código de barras con nuestro escáner de códigos de barras integrado permite realizar diversas acciones. Puedes solicitar nuestras etiquetas de código de barras Timly, disponibles en versiones ultra resistentes, etiquetas metálicas o etiquetas de cable de acero.  

📖 Compañía

Una compañía es una organización con un perfil de contacto guardado en el directorio de “Contactos empresariales”. Puede representar a un cliente, proveedor, prestador de servicios, y más.  

📖 Configuración

"Configuración" es el elemento del menú de Timly donde se agrupan todas las acciones relacionadas con la configuración: 

• Configuración de la cuenta de Timly 
• Configuración de la cuenta de usuario 
• Configuración de recursos (categorías de objetos, tipos de lugares, tipos de personas, tipos de tickets, plantillas de fecha límite)

📖 Consumibles

Los consumibles son artículos de stock que pueden consumirse individualmente y no pueden reutilizarse. Ejemplos incluyen guantes desechables, bolígrafos, tornillos y bebidas.

📖 Consumir

Consumir se refiere a la acción de utilizar un artículo de stock, lo que resulta en una reducción del stock disponible en Timly. 

📖 Contacto

Un contacto es un registro que contiene los datos de una compañía (información, archivos, etc.). Estos contactos se almacenan en el directorio de “Contactos empresariales”, donde pueden crearse y gestionarse. Puedes añadir estos contactos a las páginas de los objetos. 

📖 Cursos

En Timly, puedes crear sesiones de cursos, invitar a participantes y definir las habilidades que adquirirán al completarlas.

📖 Devolver

"Devolver" es un botón que te permite devolver un objeto una vez que su uso o asignación planificada ha finalizado.  

📖 Empleado

Un empleado es un tipo de persona que trabaja en tu organización y que tiene una página en Timly (creada por un administrador). Esta página contiene diversos detalles, como los objetos asignados, habilidades, cursos y archivos asociados. Un empleado no es necesariamente un usuario de Timly, ya que no todos los empleados tienen acceso a Timly. En resumen, un empleado que trabaja en tu organización puede o no ser usuario de Timly. Por otro lado, un usuario de Timly es alguien que sí tiene acceso a la plataforma. Normalmente, es un empleado, pero también puede ser una persona externa (como un trabajador temporal, contratista o cliente) a quien se le ha concedido acceso.  

📖 Escáner de códigos de barras

Simplemente, inicia sesión en Timly desde tu dispositivo y haz clic en el ícono del escáner de códigos de barras para escanear tus objetos. Timly convierte la cámara de tu dispositivo (smartphone, tablet, ordenador) en un escáner de códigos de barras integrado. Nuestro escáner inteligente de códigos de barras te permite realizar múltiples tareas de forma fácil e intuitiva: 

• «Escáner Regular»: Escanea el código de barras para acceder a la página del objeto. Si el código de barras no se encuentra, puedes crear un nuevo objeto haciendo clic en "Crear nuevo". 
• «Escáner de Salida»: Escanea el código de barras para asignar un objeto (a una persona o a un lugar). 
• «Asignar a mí»: Escanea el código de barras de un objeto para asignártelo a ti mismo. 
• «Escaneo de inventario»: Escanea el código de barras para confirmar el objeto durante el inventario.   

📖 Etiqueta de acceso directo

Nuestras etiquetas de acceso directo permiten que cualquier persona pueda ver la página de un objeto sin necesidad de iniciar sesión en Timly ni tener una cuenta de Timly. Basta con escanear una etiqueta de acceso directo, mediante nuestro escáner de códigos de barras, para ser redirigido a una vista minimalista de la página del objeto escaneado. La persona que realiza el escaneo puede ver la información relacionada con el objeto y crear tickets cuando sea necesario (por ejemplo, para reportar un defecto). Esta es una función única en el ámbito de la gestión de inventarios, ya que permite que partes externas (técnicos, contratistas, etc.) accedan a la información necesaria sin comprometer la seguridad del sistema ni requerir autenticación.    

📖 Firma digital

La firma digital te permite validar una acción en Timly, como devolver un objeto, completar un ticket o finalizar un inventario. Requiere que el usuario responsable de la acción firme digitalmente para validar su realización. 

📖 Gemelo

Un gemelo es una réplica de una plantilla, con características compartidas, pero que puede modificarse de forma independiente del original. 

📖 Habilidad

Una habilidad es una cualificación registrada en la página de una persona. Estas habilidades se gestionan en Timly y se vinculan a los objetos; Timly puede configurarse para permitir que un objeto solo sea asignado a personas con habilidades específicas.  

📖 Habilidad que vence

Una habilidad que vence se refiere a una cualificación o certificación que está próxima a caducar y que necesita ser actualizada o renovada.  

📖 Hacer inventario

Hacer inventario es la tarea de confirmar que los objetos del inventario siguen en buen estado, en el lugar correcto (y, en el caso de artículos de stock, en la cantidad adecuada). La interfaz de inventario, combinada con el módulo "Escáner de inventario" del escáner de códigos de barras de Timly, hace que esta tarea sea eficiente, intuitiva, segura y, sobre todo, rápida. Es posible requerir una firma digital para validar el inventario. Una vez finalizado el inventario, se genera automáticamente un resumen completo del inventario, que puede exportarse en formato PDF. Ver también: Inventario delegado.    

📖 Importar

Una importación es un proceso para añadir datos en bloque a Timly. Hemos desarrollado el Importador CSV, una función que te permite importar datos fácilmente para crear y/o actualizar tu inventario.    Inventario: El inventario es el conjunto de objetos que gestionas y supervisas en Timly. 

📖 Inventario delegado

El inventario delegado es un inventario asignado a una persona o a un lugar. Esto significa que la persona o el responsable del lugar se encarga de realizar el inventario de los activos que le han sido asignados (y, si es necesario, de indicar los activos dañados o perdidos). Al delegar un inventario, se envían automáticamente notificaciones por correo electrónico a la persona responsable, informándole y recordándole la tarea.   

📖 Lugar

En Timly, un lugar es un espacio de trabajo digital que te permite organizar, categorizar y rastrear tus objetos. Puedes crear subcategorías, asignar objetos a cada lugar y realizar inventarios directamente dentro de ellos. Ejemplo: “Empresa Nº 1”, “Almacén” y “Proyecto XYZ”.  

📖 Objeto

Un objeto es un recurso, ya sea tangible o intangible, que se gestiona y supervisa en Timly. Puede abarcar una amplia variedad de elementos, como equipos informáticos, herramientas, vehículos, material de oficina, equipos médicos, software, etc. También se le denomina a veces “activo”.    

📖 Página del objeto

La página del objeto es el registro individual dedicado a un objeto, una interfaz donde se muestra toda la información relacionada: 

• Asignaciones 
• Documentos asociados 
• Historial/auditoría (asignaciones y movimientos – visible solo para administradores) 
• Contactos 
• Información general (nombre, categoría, código de barras, foto y detalles técnicos) 
• Posición GPS 
• Ubicación 
• Tickets asociados abiertos 
• Planificación 
• Observaciones 
• Datos de uso 

📖 Persona

Una persona se refiere a un individuo (sea o no usuario o empleado) registrado en Timly, a quien se le pueden asignar objetos. Los administradores pueden organizar a las personas definiendo tipos de persona, que funcionan como categorías para estructurar y gestionar diferentes perfiles de manera eficaz. Ejemplo: “Empleados”, “Freelancers”, “Contratistas”. 

📖 Plantilla

Una plantilla es un tipo de objeto. Se utiliza como base para crear copias (ver gemelos) que comparten los mismos atributos. Esta función te permite crear y gestionar eficientemente grupos de objetos con propiedades similares. Al editar la página del objeto de la plantilla, se actualizan automáticamente las páginas de todos los gemelos vinculados. Sin embargo, al editar la página de un gemelo, no se modifica la plantilla ni los demás gemelos relacionados.  

📖 Rastreador

Los rastreadores GPS disponibles en Timly son dispositivos IoT que permiten el seguimiento en tiempo real de la ubicación y el estado de los objetos. Con estos rastreadores, los objetos pueden asignarse automáticamente a una ubicación específica cuando entran en el rango de una estación base. Por ejemplo, las estaciones base pueden instalarse en ubicaciones clave como almacenes y obras de construcción. Cuando un objeto se acerca a una de estas estaciones, se asigna automáticamente a esa ubicación, lo que garantiza un seguimiento preciso y actualizado sin necesidad de intervención manual.  

📖 Recuento de inventario

Un recuento de inventario se refiere a la acción de hacer el inventario de uno o varios objetos. En Timly, un inventario puede llevarse a cabo manualmente o utilizando el escáner de códigos de barras a través del módulo "Escáner de inventario". Cada inventario registra el estado, la ubicación y la cantidad (en el caso de artículos de stock) del objeto, y puede incluir una firma digital para su validación. Todos los inventarios completados se documentan automáticamente y pueden revisarse en el resumen de inventarios. Ver también: Inventario delegado.  

📖 Recursos

“Recursos” es el elemento del menú de Timly donde se agrupan todas las acciones relacionadas con los objetos: personas, lugares, inventarios, firmas digitales. 
 

📖 Rol de usuario

El rol de usuario es un rol específico asignado a un usuario, que le permite realizar determinadas tareas según sus responsabilidades. Timly incluye roles predefinidos (Sin acceso, Usuario, Usuario avanzado, Usuario potente, Administrador…) y ofrece la función de roles personalizados, que permite definir de forma adaptada los permisos, restricciones y accesos de cada usuario.    

📖 Sistema de tickets

El sistema de tickets integrado en Timly es una función que permite centralizar las tareas relacionadas con los objetos, como la gestión de incidencias y el mantenimiento. Permite reportar defectos de manera rápida, programar mantenimientos correctivos y preventivos, hacer seguimiento del progreso de las tareas y mantener un historial completo de todas las acciones realizadas sobre cada objeto.  

📖 Subcategoría

Una subcategoría permite estructurar los objetos dentro de una categoría de forma más detallada, utilizando criterios más específicos. Por ejemplo, en la categoría “Informática”, se pueden crear subcategorías como “Portátiles”, “Monitores” o “Impresoras”.  

📖 Ticket

Un ticket es una tarea creada en Timly que está vinculada a uno o varios objetos. Ver también: Sistema de tickets.  
Ticket repetible: Un ticket repetible es una plantilla de ticket para gestionar tareas recurrentes, por ejemplo: inspecciones periódicas, actualizaciones de software o revisiones de sistemas de seguridad. Una vez que se completa un ticket repetible, se genera automáticamente un ticket de seguimiento. 

📖 Tipo de ticket

Los tipos de ticket, definidos por los administradores, permiten categorizar los tickets según su naturaleza. Seleccionar un tipo de ticket es un requisito previo para su creación. Ejemplos de tipos de ticket: “Calibración”, “Revisión anual”,"Defecto”... 

📖 Unidad organizativa

En Timly, una unidad organizativa agrupa inventario, usuarios y otros elementos bajo una sola entidad jerárquica. Gestionar varias unidades organizativas dentro de una sola cuenta de Timly permite centralizar el inventario, garantizando al mismo tiempo una gestión segura y autónoma por parte de cada unidad. Ejemplo: “Nombre de la empresa - Berlín”, “Nombre de la empresa - Londres”; o “Nombre de la empresa - Sede central”, “Nombre de la empresa - Almacén”. También se denomina: unidad org.  

📖 Usuario

Un usuario es una persona con acceso a Timly, que tiene permisos definidos según su rol de usuario.