¿Cómo configuro firmas digitales?

¿Cómo configuro firmas digitales?

💡 Lo que necesitas saber

En Timly, las firmas digitales validan y registran las acciones realizadas sobre los objetos. Cada confirmación, ya sea hecha de forma remota o directamente en el lugar, se registra automáticamente en la plataforma, garantizando una trazabilidad completa.
📘Esta guía presenta los aspectos esenciales para configurar y utilizar firmas digitales en Timly.

Tipos de firmas digitales

- Firma por correo electrónico -
La firma por correo electrónico permite confirmar digitalmente una acción relacionada con objetos. El destinatario recibe un correo electrónico con la lista de objetos a confirmar y puede hacerlo directamente desde su dirección de correo, sin necesidad de tener una cuenta en Timly. Es una confirmación electrónica, similar a DocuSign.
Disponible para: módulo de inventario


- Firma presencial -
La firma presencial permite confirmar acciones directamente en el lugar, utilizando un smartphone, tableta u ordenador conectada a Timly. Formaliza la ejecución de tareas en el lugar y proporciona un control confiable sobre las intervenciones.
Disponible para: módulo de inventario, módulo de hacer inventario, sistema de tickets

 

⚙️ Los pasos

- Firma digital para el módulo de inventario -
 

- Configurar firmas -
 

El primer paso es configurar los ajustes de tu firma.

• Ve a "Configuración" y luego al "Módulo de inventario".
• Desplázate hasta la sección "Firmas".
• Define los ajustes que se adapten a tus necesidades.
   

💡El interruptor "Permitir firmas para contenedores" habilita las firmas para lugares (por ejemplo, obras). Al activar esta opción, el responsable de sitio puede validar asignaciones, devoluciones u otras acciones para ese lugar.

- Definir plantillas de firma -

Para generar firmas, primero debes definir tus plantillas de firma, que pueden utilizarse tanto para firmas por correo electrónico como para firmas presenciales.

💡 La plantilla de firma corresponde al texto que se muestra al momento de firmar y se incluirá en el PDF generado.

Ejemplos de plantillas de firma:
- Asignación de objeto
- Préstamo de objeto
- Recepción de entrega
- Mantenimiento realizado
- etc.

• Ve a "Configuración" y luego al "Módulo de inventario".
• Desplázate hasta la sección "Plantillas de firma".
• Timly proporciona una plantilla de firma predefinida. Luego puedes gestionar tus propias plantillas creando, editando o eliminándolas según sea necesario. 
   

•  Al crear o editar una plantilla de firma, puedes configurar con precisión el contenido (texto, columnas, archivos) que se mostrará durante la firma. 

- Método 1: Crear una firma desde el perfil de una persona - 


El método más completo consiste en solicitar una firma desde el perfil de una persona.

• Ve a "Recursos" y luego al perfil de la persona.
• Accede a "Recibo" y despúes selecciona "Crear una firma".

• Se abre un panel interactivo que te permite:
  - Ver todos los objetos asignados a esa persona
  - Seleccionar los objetos para los que deseas solicitar la firma
  - Elegir el tipo de firma
  - Elegir la plantilla de firma
• Haz clic en "Crear"
   

• En la pestaña "Recibo" también puedes previsualizar todas las firmas de esta persona.
   
• Al hacer clic en el icono: verás estas opciones:

Para firmas por correo electrónico: 
Si el estado es "Abierto": 
- "Enviar recordatorio"
- "Eliminar"

Si el estado es "Confirmado":
- "Descargar"
- "Eliminar"

Para firmas presenciales: 
Si el estado es "Abierto": 
- "Firmar"
- "Eliminar"

Si el estado es "Confirmado":
- "Descargar"
- "Eliminar"
 

- Método 2: Crear una firma desde la página de un objeto - 

El método más rápido consiste en solicitar una firma directamente desde la página de un objeto.

• Ve a la página de un objeto.
• Haz clic en "Solicitar firma"

• Se abre un panel interactivo que muestra todos los objetos asignados a la misma persona que este objeto.
• Selecciona los objetos para los que deseas crear la firma. 
• Elige el tipo de firma.
• Haz clic en "Crear".

- Resumen de firmas - 
 

• Ve a "Recursos" y luego a "Todas las firmas"
• Utiliza la barra de búsqueda para encontrar firmas.
• Filtra por:
  - Estado ("Abierto", "Confirmado", "Rechazado")
  - Tipo de firma ("firma presencial", "firma por correo electrónico")
  - Tipo de recurso ("Lugar", "Persona")
• Ordena por:
  - Nombre
  - Fecha de creación de la firma
  - Fecha de finalización de la firma

• Al hacer clic en este icono:  se encuentran disponibles las siguientes opciones:

Para firmas por correo electrónico: 
Si el estado es "Abierto": 
- "Enviar recordatorio"
- "Eliminar"

Si el estado es "Confirmado":
- "Descargar"
- "Eliminar"

Para firmas presenciales: 
Si el estado es "Abierto": 
- "Firmar"
- "Eliminar"

Si el estado es "Confirmado":
- "Descargar"
- "Eliminar"
 

- Firma digital para el módulo de hacer inventario -

 

El módulo de hacer inventario te permite exigir una firma para validar la toma de inventario. Esta firma solo está disponible como firma presencial y no puede realizarse por correo electrónico.
 

• Ve a "Configuración" y luego a "Módulo de inventario"
• Desplázate a la sección "Inventario"
• Activa el interruptor "Requiere firma"
   

Para realizar una toma de inventario con firma, puedes comenzar:

Desde la vista general de hacer inventario

• Ve a "Recursos" y luego a "Todos los inventarios". Elige:
  - "Iniciar nuevo inventario" para crear uno
  - "Iniciar inventario" para un existente

Desde el perfil de una persona

• Ve a "Recursos" y luego al perfil de la persona
• En la pestaña "Inventario" haz clic en "Inventario"

• Después de realizar la toma de inventario, haz clic en "Resumen" para generar el resumen de la toma de inventario.

• En la página de resumen de inventario, desplázate hasta la sección de firma digital firma tú (o haz que la persona responsable firme) y haz clic en "Firmar" para cerrar la toma de inventario.

• Una vez cerrada la toma de inventario, haz clic en "PDF" para generar el resumen de la toma de inventario, incluyendo la firma digital.
   

- Firma digital para el sistema de tickets -

El sistema de tickets combinado con firmas digitales permite exigir una firma para validar un ticket. Esta firma solo está disponible como firma presencial y no puede realizarse por correo electrónico

💡Puedes configurar las firmas de manera granular: la firma puede ser obligatoria únicamente para ciertos tipos de tickets (por ejemplo, los relacionados con mantenimiento crítico o seguridad), y opcional o deshabilitada para otros

• Ve a "Configuración", "Tickets"
• Selecciona el tipo de ticket para el que deseas habilitar la firma digital.
• Haz clic en "Configuraciones básicas" 
• Activa el interruptor "Firma requerida"

• Cuando esta opción está activada, la persona responsable del ticket debe firmarlo para poder cerrarlo.

💡Si tienes el sistema de tickets pro y la función de firma digital, puedes generar un PDF que incluya todos los detalles del ticket, así como la firma, fecha, hora y nombre de la persona que lo firmó
 

• Haz clic en este icono:
• Haz clic en "Imprimir"
• Guarda y/o imprime el archivo PDF de tu ticket.

📖 Glosario de Timly
 

Firma digital: La firma digital permite validar una acción en Timly, como la devolución de un objeto, la finalización de un ticket o la conclusión de una toma de inventario. Requiere que el usuario responsable de la acción firme digitalmente para validar su realización.

Objeto: Un artículo es un recurso, tangible o intangible, gestionado y rastreado en Timly. Puede ser una amplia variedad de elementos, incluidos equipos informáticos, herramientas, vehículos, suministros de oficina, equipos médicos, software, etc. También se le denomina a veces "activo".

Página del objeto: La página del objeto es el registro individual dedicado a un objeto, una interfaz donde se muestran toda la información relacionada:

• Asignaciones
• Documentos asociados
• Registro de auditoría/historial (asignaciones y movimientos – visible solo para administradores)
• Contactos
• Información general (nombre, categoría, código de barras, foto y detalles técnicos)
• Posición GPS
• Ubicación
• Tickets asociados abiertos
• Planificación
• Observaciones
   

📖 Encuentra todas las definiciones en el glosario de Timly.

✅ Funciones y características requeridas

- Firma digital
- Módulo de inventario
- Módulo de hacer inventario (light o pro)
 

🔗 Más recursos

• Sitio web: Firma digital

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