3.2 - Kann ich das System auch an andere Applikationen anbinden?

Ja, wir bieten verschiedene Möglichkeiten, um einen Datenaustausch zu ermöglichen. So können Sie Timly ganz einfach in Ihren bestehenden Workflow integrieren und von Synergieeffekten profitieren. Unten stehend sehen Sie die Übersicht zu den aktuell bestehenden Schnittstellen (APIs). Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine maßgeschneiderte Schnittstelle zu Ihrem System herzustellen. Kontaktieren Sie uns gerne für mehr Informationen zu unseren Schnittstellen.

 


Lansweeper API

In Timly kann ein durch die IT-Asset-Management-Software Lansweeper verwalteter Datenbestand importiert werden. Dadurch ist es möglich, dort automatisiert erfasste Hard- und Software sowie erhobene Detailinformationen in Timly zu übernehmen. Die importierten Daten umfassen:

· Gerätetyp und Kategorie

· Standorte

· Herstellerdetails und Seriennummern

· Netzwerkinformationen wie IP-Adressen und MAC-Adressen

Für den einfachen Zugriff auf den vollständigen Datensatz in Lansweeper wird zudem ein Link erzeugt und innerhalb von Timly im jeweiligen Geräteprofil eingebettet. Die Synchronisation kann manuell angestoßen werden. Später erfolgt eine regelmäßige Aktualisierung in vom Nutzer festgelegten Intervallen. Der Umfang der importierten Daten richtet sich nach den in Lansweeper vorhandenen Detailinformationen. Entsprechend können nur solche Daten eingepflegt werden, die dort bereits vorliegen.

 

Einrichtung der Schnittstelle

Rufen Sie für die Einrichtung die Grundeinstellung im Benutzerprofil auf. Dort ist die Lansweeper-Konfiguration hinterlegt. Sie finden dort ebenfalls eine Verlinkung zur Lansweeper-Hilfeseite, auf der die Einrichtung der API-Authentifizierung von Lansweeper erklärt wird. Folgen Sie der Anleitung und generieren Sie einen API-Key (Token) für Timly in den Entwickleroptionen von Lansweeper. Sie haben dort ebenfalls die Möglichkeit, die Gültigkeitsdauer sowie die zu importierenden Organisationseinheiten festzulegen. Den generierten Token können Sie mittels der integrierten Schaltfläche im Lansweeper-Menüpunkt in die Zwischenablage kopieren und anschließend in das Feld API-Key der Lansweeper-Konfiguration von Timly einfügen. Betätigen Sie im Anschluss die Schaltfläche „Verbinden“.

 

Zuordnung von Kategorien (Mapping) und Validierung

Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, die aus Lansweeper übernommenen Organisationseinheiten jeweils einem Standort innerhalb von Timly zuzuordnen. Für jeden Standort können Sie festlegen, welche Asset-Typen übernommen und in welche Kategorie von Timly diese integriert werden sollen. Eine Datenvalidierung und Verknüpfung mit bereits in Timly erfassten Assets erfolgt anhand der Seriennummer und/oder der MAC-Adresse. Eine Anpassung von verwendeten Formaten ist nicht erforderlich. Timly ist nativ kompatibel mit der Formatierung in Lansweeper. Der eigentliche Import erfolgt nach Abschluss des Mappings und der Betätigung der gleichnamigen Schaltfläche.

 

Protokollierung und Überwachung

Der Import dauert je nach zu übertragener Datenmenge einige Minuten. Die Protokollierungs- und Überwachungsfunktion bietet eine Anzeige über Fortschritt und Umfang der übertragenen Informationen. Es wird gekennzeichnet, ob es sich um neu erstellte oder aktualisierte Assets handelt und welcher Kategorie sie zugeordnet wurden. Zudem erfolgt eine Auflistung aller neu erstellter oder aktualisierter Assets, die jeweils mit einem Direktlink zum erstellten Profil in Timly versehen sind. Darüber können Sie einzelne Assets aufrufen und die übertragenen Inhalte kontrollieren.

 

Sicherheit und Datenschutz

Die API-Befehle zur Abfrage der Informationen aus Lansweeper werden als Backend-Prozess auf dem Server der Lansweeper-Installation ausgeführt. Die Authentifizierung erfolgt mit einem kryptografisch sicheren Token. Daten werden nur verschlüsselt übertragen. Insofern entsteht durch die Nutzung der in Lansweeper integrierten API kein Sicherheitsrisiko.

 


SAP API

Kontaktieren Sie uns für mehr Informationen zu dieser Schnittstelle.

 


DATEV

In Timly verwaltete Assets lassen sich, unabhängig von ihrer Kategorie, in die Anlagenbuchführung des Buchhaltungs- und Steuerprogramms DATEV übernehmen. Dadurch ist gewährleistet, dass der tagesaktuelle Bestand des Inventars ohne manuelle Ergänzungen in DATEV verarbeitet werden kann.

Immer enthalten sind die erforderlichen Attribute:

· Inventarnummer

· Inventarbezeichnung

· Kontonummer

· Kaufbetrag

· Kaufdatum

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, beliebige weitere Attribute aus der Inventarverwaltung zu ergänzen. Der Export erfolgt in das gebräuchliche CSV-Format. Die Formatierung ist bereits so gewählt, dass die erzeugte Datei sich direkt in DATEV importieren lässt.

Wichtiger Hinweis: Das Attribut „Kontonummer“ ist erforderlich für die Übernahme in DATEV. Daher können nur Assets exportiert werden, für die eine Kontonummer hinterlegt ist. Das Hinterlegen ist in Timly im Menü „Inventar & Services“ unter der Schaltfläche „Einstellungen“ durch Auswahl des Menüpunktes „Kategorien & Felder“ möglich. Hier werden alle Stammkategorien des Inventars aufgelistet, für die in den Grundeinstellungen - neben weiteren Optionen - Kontonummern angelegt werden können. Diese richten sich nach den Nettowerten der Artikel. Zusätzlich können Restwerte definiert werden, bis zu denen eine Abschreibung erfolgen soll.


Abb.1: Festlegen der Kontonummern nach Artikelwert 

 

Vorbereitung des Exports

Die Inventarübersichten in Timly enthalten jeweils am unteren Ende eine Schaltfläche für den Datenexport. Wenn Sie diese anwählen, erhalten Sie im Dropdown-Menü eine Auswahl möglicher Export-Formate. Sofern Sie sich in einer Inventarübersicht befinden, ist auch die Variante „DATEV – CSV“ enthalten. Exportiert wird dabei der zurzeit ausgewählte Datenbestand. Entsprechend können Sie diesen etwa durch die Filterung nach Kategorie oder Standort selber bestimmen.


Abb. 2: Auswahl der zu exportierenden Assets 

 

Nach Auswahl der Option DATEV-Export öffnet sich eine neue Ansicht zur Festlegung der Exportdetails. Dort kann zunächst der Export-Umfang durch Auswahl des Erfassungszeitraums eingegrenzt werden.


Abb. 3: Eingrenzen des Export-Zeitraums 

 

Zuordnung von Kategorien (Mapping)

Die fünf Pflicht-Attribute sind bereits fest mit den korrespondierenden Datenfeldern in DATEV verknüpft und mit den dort verwendeten DATEV-Attributnamen versehen. 


Abb. 4: Pflichtattribute 

 

Wenn Sie weitere Attribute aus Timly ergänzen möchten, wählen Sie diese aus dem Dropdown-Menü aus und ordnen im daneben befindlichen Menü der DATEV-Spalte die passende Bezeichnung zu. Durch das Anklicken des grünen Plus-Buttons wird das Attribut-Paar übernommen. 


Abb. 5: Ergänzen zusätzlicher Attribute 

 

Nach abschließender Auswahl der Schaltfläche „Export“ wird Ihnen per E-Mail ein Link zum Herunterladen der erstellen CSV-Datei an die Ihrem Account zugeordnete E-Mail-Adresse gesendet.

 

Import in DATEV

Die erstellte CSV-Datei lässt sich ohne weitere Anpassungen im DATEV-Rechnungswesen-Programm in den Bestand importieren. Eine detaillierte Beschreibung findet sich auf der Webseite von DATEV.