3.7 - Wie kann ich existierende Datenbestände in Timly importieren?
Mit der neuen CSV-Import-Funktion ist es jetzt noch einfacher, bestehende Listen und andere Datenbestände in Timly zu importieren. Zudem ist es so möglich, große Inventarbestände schnell und einfach automatisiert anzulegen.
Rufen Sie die Funktion „CSV-Datenimport“ in Ihrem persönlichen Menü auf und folgen Sie diesen vier Schritten, um die bestehenden Daten zu importieren.
Import erfolgt in vier Schritten
1. Schritt: Typ
Wählen Sie eine vorbereitete CSV-Datei über die Schaltfläche „Eine Datei hochladen“ aus oder ziehen Sie diese per Drag-and-Drop in das Feld. Es stehen auch vorformatierte CSV-Vorlagen zur Verfügung.
2. Schritt: Zuordnung
Die Kopfzeile der CSV-Tabelle wird ausgelesen und die Bezeichnungen der Spalten werden angezeigt. Im daneben befindlichen Feld „Timly-Attribute“ wählen Sie das jeweils passende Attribut von Timly über das Dropdown-Menü aus. Sollen bestimmte Spalteninhalte nicht importiert werden, nutzen Sie die Option „Nicht importieren“. Wichtig: Es muss für jede Spalte eine Option gewählt werden. Wenn Sie eine vorformatierte CSV-Vorlage verwenden, erfolgt die Zuordnung automatisch, da hier schon die Bezeichnungen der Timly-Attribute vorgegeben sind. Rechtsseitig werden, sofern in der Tabelle vorhanden, Beispielinhalte jeder Spalte angezeigt. An dieser Stelle lassen sich auch neue Attribute in Timly einfügen. Diese werden dann später in die Inventar- oder Personalverwaltung übernommen.
Über die Schaltfläche „Trennzeichen“ lässt sich das verwendete Trennzeichen bei Bedarf anpassen. Zudem können Sie auswählen, ob die Objekte neu angelegt oder bestehende Objekte aktualisiert werden sollen. Dafür steht jeweils eine Schaltfläche zur Verfügung.
3. Schritt: Vorschau
Hier wird die Formatierung der verwendeten CSV-Datei validiert. Ein Import erfolgt noch nicht. Nach Abschluss der Validierung erhalten Sie eine Übersicht mit folgenden Inhalten:
Anzahl verarbeiteter Zeilen
Anzahl der zu erstellenden Datensätze
Anzahl der zu aktualisierenden Datensätze
Fehler
Angaben zu Fehlerarten und Fehlerdetails
Zur Fehlerbehebung kann zurück in Schritt 1 oder 2 gesprungen werden. Das tatsächliche Einfügen der Datensätze erfolgt erst, nachdem die Schaltfläche „Importieren“ betätigt wurde. Der Import kann nicht rückgängig gemacht werden. Daher erfolgt vorher eine Sicherheitsabfrage.
4. Schritt: Ergebnisse
Nach Abschluss des Imports werden die Ergebnisse analog zu Schritt 3 angezeigt. Zudem lässt sich ein Importbericht über die Schaltfläche „Download“ herunterladen. Beendet wird der Importvorgang über die Schaltfläche „Fertigstellen“.
FAQs
Welche Kategorien können importiert werden?
Bislang lassen sich Datensätze in folgende Kategorien importieren:
Objekte
Personal
Zuordnungen per Check-in und Check-out
In Arbeit ist bereits,
Container
Tickets
Organisationseinheiten
zu ergänzen.
Welche Timly-Attribute müssen immer vorhanden sein?
Immer erforderliche Attribute für Objekte sind:
Bezeichnung (name)
Stammkategorie (root_category)
Organisationseinheit (location)
Für das Update eines Datensatzes werden zusätzlich:
Individualnummer (item_id)
Referenznummer (ref_no)
Inventarnummer (inventory_number)
Seriennummer (serial_number)
benötigt.
Bei Personen werden immer zumindest
Nachname (last_name)
Vorname (first_name)
Personen-Typ (person_type_id)
Organisationseinheit (location)
erwartet.
Wie müssen CSV-Dateien formatiert sein?
Es gelten die standardmäßigen Konventionen von CSV-Dateien. Die einzufügenden Datensätze müssen zeilenweise und mit einem Trennzeichen zwischen den Attributen aufgelistet werden. Zulässige Trennzeichen sind: Semikolon, Komma, TAB und der senkrechte Strich. Zudem muss eine Kopfzeile mit den Bezeichnungen der jeweiligen Spalten vorhanden sein. Leere Spalteninhalte sind zulässig. In diesem Fall wird das Attribut im Objekt nicht belegt.
Warum ist die Zuordnung (das Mapping) so wichtig?
Timly interpretiert die durch Trennzeichen gekennzeichneten Inhalte jeweils als ein Attribut. Es handelt sich also um die Eigenschaften und Zusatzinformationen jedes Objekts. Daher muss einmalig für jede Spalte vorgegeben werden, um welches in der jeweiligen Timly-Kategorie verwendete Attribut es sich handelt. Möchten Sie Inhalte importieren, die sich keiner der existierenden Attribute zuordnen lassen, ist in Schritt 2 des Import-Vorgangs auch das Anlegen neuer Attribute möglich.
Wo finde ich mögliche Attribute für den CSV-Import?
Direkt nach dem Aufruf der Funktion CSV-Import werden Ihnen die möglichen Attributbezeichnungen für die zu importierende Kategorie in einer Übersicht unterhalb des Auswahlbereichs der Eingabemaske angezeigt. Zudem können Sie in Schritt 1 Musterdateien herunterladen, in denen die Attribute bereits in der Kopfzeile vorbelegt sind.
Ist ein Import aus anderen Datenformaten möglich?
CSV ist zugleich einfach und universell, da viele Anwendungen es unterstützen und die Bearbeitung mit einfachen Mitteln möglich ist. Zudem können viele andere Dateiformate unkompliziert in CSV-Dateien überführt werden. Daher legt Timly zurzeit einen Schwerpunkt auf den CSV-Import. Sollten Sie einen Import aus anderen Formaten benötigen, sprechen Sie gerne unser Support-Team an. Wir finden dann eine individuelle Lösung.
Ich erhalte eine Fehlermeldung beim Import – woran kann das liegen?
In den meisten Fällen liegt dies an der nicht korrekt formatierten CSV-Datei. Diese muss für eine automatisierte Verarbeitung exakt den Vorgaben entsprechen, um keine inkonsistenten Datenbestände zu erzeugen. Die häufigste Fehlerquelle ist das Fehlen einer der benötigten Attribut-Kategorien. Diese wird dann in Schritt 3 angezeigt.
Kann ich bestehende Datensätze aktualisieren oder ergänzen?
Es ist ebenfalls möglich, bestehende Datensätze zu ergänzen. Wählen Sie hierfür die Option „Bestehende aktualisieren“ beim Schritt 2, dem Mapping der Attribute. Am einfachsten ist die Aktualisierung, indem Sie zuvor einen Datenexport mit der Option „Inventar-CSV“ für die zu aktualisierenden Objekte aus Timly heraus durchführen. In diesem Fall sind die Tabellen bereits korrekt formatiert und Sie können die gewünschten Datensätze einfach ergänzen.
Achtung: Vor dem Import kann es erforderlich sein, die Zeile oberhalb der Attributbezeichnungen zu löschen, da dort Übersetzungen automatisch übernommen werden.
Kann ich Importe rückgängig machen?
Mit Ausnahme der Kategorie „Check-out / Check-in“ ist es nicht vorgesehen, Importe rückgängig zu machen. Daher sollten die CSV-Importdateien sorgfältig geprüft werden. Zudem sind in Schritt 2 und 3 des Imports Kontrollmechanismen hinterlegt, die Fehler in der Eingabedatei anzeigen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte gerne im Vorfeld an unser Support-Team. Sollte es einmal zu einem fehlerhaften Import gekommen sein, behalten Sie bitte die verwendete Importdatei, damit unser Support-Team diese prüfen kann.