2023-02 | Berechtigungskonzept

Verbessern Sie den Datenschutz in Timly mit dem Berechtigungskonzept

📲 Was ist neu?

In Timly lassen sich umfassende Informationen über Personal und eingesetzte Assets speichern. Daher wurden mehrere Möglichkeiten geschaffen, den Zugriff auf Datensätze für Nutzer zu steuern. 

So können Sie Berechtigungen auf einzelne Standorte einschränken. Ebenso ist es möglich, in Abhängigkeit zur Aufgabe im Unternehmen, nur bestimmte Kategorien der Personal- oder Inventarverwaltung für einzelne Nutzer freizuschalten. Die neue Rollenfunktion bietet sogar eine Option, Vorlagen für feingranulare Zugriffsrechte vorzugeben. 

🎯 Wichtigste Vorteile

• Datenschutz und Datensparsamkeit werden erhöht: Geben Sie jedem Mitarbeiter nur Zugriff auf Datensätze, die er für die tägliche Arbeit benötigt 
• Verhindern Sie Datenmissbrauch und versehentliche Datenveränderungen durch die Einschränkung der Rechte an freigegebenen Datensätzen 
• Führen Sie ein einheitliches Datenschutzkonzept ein, indem Sie Rollen und die dafür benötigten Rechte in Ihrem System definieren 

💡 Warum ist das so wichtig?

In Timly entsteht mit der Zeit eine umfassende Informationssammlung mit wichtigen Interna, von der digitalen Personalakte bis hin zu Details über die Effektivität von Arbeitsmitteln. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf alle Informationen. Unnötig große Datensätze machen die Recherche unübersichtlich und bergen Verwechslungsgefahr. Zudem wird das Risiko des Datenmissbrauchs erhöht, wenn sensible Daten einem großen Personenkreis zur Verfügung stehen.  

Zu hohe Berechtigungen, etwa Schreibrechte, wo nur lesender Zugriff notwendig ist, erhöhen das Risiko unbeabsichtigter Fehlbedienungen. Mit dem Berechtigungskonzept von Timly verhindern Sie, dass Mitarbeiter Zugriff auf nicht benötigte Daten erhalten. Die Rollenfunktion bietet eine zeitsparende Möglichkeit, feingranular für jeden Arbeitsplatz zu bestimmen, welche Rechte dem Nutzer an den freigegebenen Objekten eingeräumt werden. 

⚙️ Wie funktioniert es?

Begrenzung der freigegebenen Daten: 

1. Rufen Sie in Ihrem persönlichen Menü als Administrator die Benutzerverwaltung auf 
2. Wählen Sie den Benutzer, dessen Berechtigungen Sie einschränken möchten 
3. Klicken Sie in das freie Feld unterhalb des Menüpunktes „Zugriff auf einzelne Organisationseinheiten/Standorte einschränken“ und wählen die gewünschten Standorte aus 
4. Klicken Sie in das freie Feld unter dem Menüpunkt „Zugriff auf einzelne Stammkategorien einschränken“ und markieren Sie die benötigten Asset-Kategorien 

Einrichtung von Rollen: 

1. Rufen Sie in Ihrem persönlichen Menü die Benutzerverwaltung auf 
2. Wählen Sie den Reiter „Rollenmanagement“ 
3. Legen Sie eine neue Rolle für den Bereich „Inventar & Services“ oder „Personal & Training“ an und benennen diese nach dem Aufgabenbereich 
4. Teilen Sie die Berechtigungen Lesen, Bearbeiten, Erstellen, Löschen für alle in Timly verfügbaren Menüpunkte der Inventar- und Personalverwaltung sowie dem Schulungs- und Wartungsplaner zu 
5. Speichern Sie die benötigten Vorlagen und weisen diese den bestehenden oder neuen Nutzern zu 

📚 Weitere Ressourcen

• Informationen über Timlys Datenschutzkonzept 
• Help-Center-Artikel zu den Berechtigungen 
• Zusätzlicher Schutz durch Zwei-Faktor-Authentifizierung 

📩 Möchten Sie tiefer in dieses Thema eintauchen und eine (kostenlose) Online-Demonstration von einem unserer Inventarisierungsexperten erhalten? Wir helfen Ihnen jederzeit gerne weiter! Wenden Sie sich einfach an [email protected].