Timly Glossar

Willkommen in unserem Glossar – der Seite, auf der Sie zentrale Begriffe rund um die Inventarverwaltung mit Timly finden. Die einfachen Definitionen machen es sowohl für Einsteiger als auch für erfahrene Nutzer leicht, alle wichtigen Begriffe zu verstehen. Neben unserem Helpcenter ist das Glossar ein zentrales Werkzeug, um sich eigenständig auf der Timly-Plattform zurechtzufinden.

📖 Ablaufende Qualifikation

Eine Fähigkeit oder Zertifizierung, die bald abläuft und erneuert werden muss.

📖 Admin

Ein Admin ist ein Benutzer mit Administratorrechten. Admins sind für die Konfiguration der Software verantwortlich und haben umfassende Rechte, um Einstellungen zu verwalten und Benutzerrechte innerhalb ihrer Organisation zu definieren.

📖 Barcode

Ein Barcode ist eine Nummer, die einem Objekt zugewiesen wird. Durch das Scannen des Barcodes mit dem integrierten Barcode-Scanner können zahlreiche Aktionen ausgelöst werden. Timly bietet langlebige Barcode-Etiketten an – wahlweise als robuste Klebeetiketten, Metalletiketten oder Kabelschlaufenetiketten.

📖 Barcode-Scanner

Loggen Sie sich einfach über ein beliebiges Endgerät in Timly ein und tippen Sie auf das Barcode-Symbol, um Objekte zu scannen. Die Kamera Ihres Smartphones, Tablets oder Computers wird dabei zum integrierten Barcode-Scanner. Dieser unterstützt folgende Funktionen:

Scanner: Barcode scannen, um direkt zur Objektseite zu gelangen. Ist der Barcode unbekannt, kann über „Neu anlegen“ ein neues Objekt erstellt werden.
Zuweisen: Barcode scannen, um ein Objekt einer Person oder einem Ort zuzuweisen.
Mir zuweisen: Barconnen scann, um es sich selbst zuzuweisen.
Inventur-Scanner: Barcode scannen, um ein Objekt im Rahmen einer Inventur zu bestätigen.

📖 Benutzer

Eine Person mit aktivem Zugang zu Timly. Rechte und Funktionen richten sich nach der vergebenen Benutzerrolle.

📖 Benutzerrolle

Rolle mit spezifischen Rechten und Zugriffsberechtigungen. Vordefinierte Rollen: „Kein Zugriff“, „Benutzer, „Power User“, „Admin“ usw. Zusätzlich können benutzerdefinierte Rollen erstellt werden.

📖 Bestandsaufnahme

Der Vorgang der Überprüfung, ob sich Objekte am richtigen Ort und in gutem Zustand befinden (inkl. korrekter Mengenangabe bei Lagerartikeln). Mithilfe des „Inventur-Scanners“ kann die Bestandsaufnahme effizient und sicher durchgeführt werden. Eine Abschlussübersicht im PDF-Format wird automatisch erstellt. Siehe auch: Delegierte Inventur.

📖 Blueprint

Ein Blueprint ist ein Vorlagenobjekt, das als Basis dient, um identische Objekte (siehe Zwillinge) mit denselben Eigenschaften zu erstellen. Änderungen am Blueprint wirken sich automatisch auf alle damit verbundenen Zwillinge aus. Änderungen an einem Zwilling wirken sich hingegen nicht auf den Blueprint oder andere Zwillinge aus.

📖 Delegierte Inventur

Eine Inventur, die einer Person oder einem Ort zugewiesen wird. Die verantwortliche Person oder Organisationseinheit führt die Inventur der zugewiesenen Objekte durch. Bei Zuweisung werden automatische Erinnerungs-E-Mails versendet.

📖 Digitale Unterschrift

Dient zur Bestätigung von Aktionen in Timly – z. B. bei der Rückgabe von Objekten, dem Abschluss eines Tickets oder der Validierung einer Inventur. Die verantwortliche Person unterschreibt digital zur Bestätigung.

📖 Direct-Access-Etiketten

Ermöglicht den Zugriff auf eine vereinfachte Objektseite durch das Scannen eines speziellen Barcodes – ganz ohne Login oder Timly-Zugang. Externe Personen wie Techniker oder Dienstleister können so Informationen zu einem Objekt einsehen oder Tickets erstellen (z. B. zur Schadensmeldung).

📖 Einstellungen

Das Menü „Einstellungen“ in Timly bündelt alle konfigurationsbezogenen Aktionen.
Im Untermenü „Konfiguration“ können Sie Folgendes festlegen:

„Objektkategorien“: Organisieren Sie Ihr Inventar durch das Erstellen von Objektkategorien und Unterkategorien. Für jede Kategorie können Sie Pflichtattribute definieren, eine standardmäßig verantwortliche Person zuweisen und mehr.
„Orte“: Strukturieren Sie Ihr Inventar, indem Sie Orte und Unterkategorien erstellen und konfigurieren. Für jeden Ort können Pflichtattribute definiert und die zugehörige(n) Organisationseinheit(en) festgelegt werden.
„Personen“: Erstellen Sie Personentypen (z. B. Mitarbeitende, Praktikanten, Freelancer, externe Dienstleister). Definieren Sie Attribute für jeden Typ und ordnen Sie diese Organisationseinheiten zu.
„Firmenkontakte“: Erstellen und verwalten Sie das Kontaktverzeichnis Ihres Unternehmens.
„Tickets“: Definieren und verwalten Sie Ticketarten. Für jede Art können Pflichtattribute festgelegt, Anleitungen hinterlegt, eine standardmäßig verantwortliche Person zugewiesen sowie relevante Objetktkategorien und Organisationseinheiten bestimmt werden.

Im Untermenü „System“ können Sie Folgendes konfigurieren:

„Firma“: Definieren Sie globale Unternehmenseinstellungen, laden Sie Ihr Logo hoch, erstellen Sie Organisationseinheiten und mehr.
„Sicherheit & Datenschutz“: Konfigurieren Sie Sicherheitsoptionen wie die verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung und Anforderungen an sichere Passwörter.
„Inventurmodul“: Legen Sie inventarspezifische Einstellungen fest, z. B. Vorlaufzeiten für Benachrichtigungen bei geplanten Zuweisungen und Vorlagen für digitale Unterschriften.
„Personenmodul“: Verwalten Sie Funktionen für Personal. Z. B. Abgangsbenachrichtigungen oder die automatische Deaktivierung von Benutzerprofilen.
„Ticketmodul“: Konfigurieren Sie Ticketeinstellungen, z. B. das automatische Sperren von Tickets nach einer bestimmten Anzahl von Tagen.
„SSO Konfiguration“: Richten Sie Single Sign-On ein, indem Sie diesen Schritten folgen.
„Lansweeper“: Richten Sie die Lansweeper-Integration ein, indem Sie diesen Schritten folgen.
„Benutzerverwaltung“: Definieren Sie Benutzerrollen und Berechtigungen für jedes Modul. Wenn Ihr Plan benutzerdefinierte Rollen enthält, können Sie eigene Rollen erstellen.
„CSV-Datenimport“: Importieren Sie externe Daten in Timly mithilfe des CSV-Importers. Unterstützte Datentypen sind Objekte, Personen, Zuweisungen & Rückgaben, Orte, Organisationseinheiten und Tickets.
„API-Dokumentation“: Greifen Sie auf die vollständige API-Dokumentation von Timly zu, um Timly mit Ihren eigenen Tools zu verbinden.

Hinweis: Die Verfügbarkeit von Untermenü-Punkten hängt von den in Ihrem Konto aktivierten Funktionen ab.

📖 Fähigkeit

Eine Qualifikation, die auf der Personenseite hinterlegt ist. Objekte können so konfiguriert werden, dass sie nur Personen mit bestimmten Fähigkeiten zugewiesen werden dürfen.

📖 Firma

Eine Firma ist ein Kontaktprofil im Bereich „Firmenkontakte“. Eine Firma kann z. B. Kunde, Lieferant oder Dienstleister sein.

📖 Geplante Zuweisung

Eine zeitlich definierte Reservierung eines Objekts. Während dieser Zeit ist das Objekt für andere Nutzer nicht verfügbar. Die geplante Zuweisung wird sowohl auf der Objektseite als auch in der Planungsansicht angezeigt.

📖 Import

Der CSV-Importer von Timly ermöglicht die einfache Massenübertragung von Daten – z. B. zur Erstellung oder Aktualisierung von Objekten im Bestand.

📖 Inventar

Die Gesamtheit aller Objekte, die in Timly verwaltet und nachverfolgt werden.

📖 Inventur

Die Aktion, eine oder mehrere Inventuren durchzuführen – manuell oder mithilfe des „Inventur-Scanners“. Es werden Zustand, Standort und Menge (bei Lagerartikeln) dokumentiert. Optional mit digitaler Unterschrift. Alle Inventuren werden automatisch protokolliert.

📖 Inventur-Scanner

Barcode scannen, um ein Objekt im Rahmen einer Inventur zu bestätigen.

📖 Item

Synonym für „Objekt“.

📖 Kategorie

Kategorien dienen der strukturierten Gruppierung von Objekten nach gemeinsamen Merkmalen, z. B. „IT-Equipment“, „Fahrzeuge“ oder „Arbeitskleidung“. Synonyme: Hauptkategorie, Root-Kategorie. Siehe auch: Unterkategorie.

📖 Kontakt

Ein Kontakt ist ein Eintrag mit Detailinformationen zu einer Firma. Diese Kontakte werden im Bereich „Firmenkontakte“ verwaltet und können Objektseiten zugeordnet werden.

📖 Lagerartikel

Gleichartige Objekte, die in Stückzahlen verwaltet und zugewiesen werden können. Verbrauchte Lagerartikel gelten als Verbrauchsmaterialien. Beispiel: Bauzäune, Kabel, Stühle.

📖 Mir zuweisen

Scannen Sie den Barcode eines Objekts, um es sich selbst zuzuweisen.

📖 Mitarbeiter

Eine Person, die in Ihrer Organisation arbeitet und eine zugehörige Seite in Timly hat (z. B. mit zugewiesenen Objekten, Fähigkeiten, Schulungen oder Dateien). Mitarbeiter müssen keine aktiven Timly-Nutzer sein. Ein Timly-Nutzer hingegen ist jemand, der Zugriff auf Timly hat. Dabei handelt es sich in der Regel um einen Mitarbeiter, es kann aber auch eine externe Person sein (z. B. ein Zeitarbeiter, Auftragnehmer oder Kunde), der Sie Zugriff gewährt haben. Zu unterscheiden von: Person, Benutzer.

📖 Objekt

Eine verwaltete Ressource (materiell oder immateriell) in Timly. Beispiele: IT-Geräte, Werkzeuge, Fahrzeuge, Büroausstattung, Software usw. Synonym: Item.

📖 Objektseite

Die zentrale Detailansicht eines Objekts mit folgenden Informationen:

Zuweisungen
Verknüpfte Dokumente
Historie (nur für Admins sichtbar)
Kontakte
Allgemeine Infos (Name, Kategorie, Barcode, Foto, technische Daten)
GPS-Position
Ort
Offene Tickets
Einsatzplanung
Notizen
Nutzungsdaten

📖 Organisationseinheit

Eine Organisationseinheit gruppiert Bestände, Benutzer und andere Elemente unter einer hierarchischen Struktur. Sie ermöglicht dezentrale Verwaltung innerhalb eines zentralen Timly-Kontos. Beispiele: „Unternehmen – Berlin“, „Unternehmen – Lager“.

📖 Ort

Ein digitaler Arbeitsbereich zur Strukturierung, Kategorisierung und Nachverfolgung von Objekten. Orte können Unterkategorien enthalten, Objekten zugewiesen werden und Inventuren durchführen.

📖 Person

Eine Person (unabhängig davon, ob Benutzer oder Mitarbeiter) kann in Timly Objekte zugewiesen bekommen. Admins können Personentypen zur besseren Strukturierung definieren (z. B. „Mitarbeitende“, „Freelancer“, „Subunternehmer“).

📖 Planungsansicht

Der interaktive Kalender von Timly zur Planung und Reservierung von Objekten über einen bestimmten Zeitraum.

📖 Ressourcen

Menüpunkt in Timly, unter dem alle Funktionen im Zusammenhang mit Objekten gebündelt sind: Personen, Orte, Inventuren, digitale Unterschriften.

📖 Rückgabe

Eine Schaltfläche zur Rückgabe eines Objekts nach Verwendung oder geplanter Zuweisung.

📖 Scanner

Barcode scannen, um direkt zur Objektseite zu gelangen. Ist der Barcode unbekannt, kann über „Neu anlegen“ ein neues Objekt erstellt werden.

📖 Schulung

In Timly können Schulungen erstellt, Teilnehmer eingeladen und zu erwerbende Fähigkeiten definiert werden

📖 Ticket

Eine Aufgabe in Timly, die mit einem oder mehreren Objekten verknüpft ist. Siehe: Ticketsystem.

📖 Ticketart

Von Admins definierte Klassifizierung von Tickets. Muss beim Erstellen eines Tickets ausgewählt werden. Beispiel: „Kalibrierung“, „Jahresprüfung“, „Defekt“.

📖 Ticketsystem

Die in Timly integrierte Funktion zur Aufgabenverwaltung rund um Objekte – z. B. Störungsmeldungen, Wartungstermine, Prüfroutinen. Mit vollständiger Historie aller durchgeführten Maßnahmen.

📖 Tracker

GPS-Tracker von Timly sind IoT-Geräte, die den Standort und Zustand von Objekten in Echtzeit erfassen. Bei Annäherung an eine installierte Basisstation wird das Objekt automatisch dem entsprechenden Ort zugewiesen.

📖 Unterkategorie

Dient der genaueren Untergliederung innerhalb einer Hauptkategorie. Beispiel: „IT“ → „Laptops“, „Monitore“, „Drucker“.

📖 Verbrauchen

Die Aktion, einen Lagerartikel zu verwenden, wodurch der verfügbare Bestand in Timly reduziert wird.

📖 Verbrauchsmaterial

Lagerartikel, die einzeln verbraucht werden und nicht wiederverwendbar sind, z. B. Einweghandschuhe, Stifte, Schrauben oder Getränke.

📖 Wiederkehrendes Ticket

Ein Ticket-Template für sich wiederholende Aufgaben – z. B. Prüfungen, Wartungen, Sicherheitschecks. Nach Abschluss wird automatisch ein Folgeticket generiert.

📖 Zwilling

Eine Kopie eines Blueprints mit denselben Grundeigenschaften, die jedoch unabhängig vom Original bearbeitet werden kann.

📖 Zuweisen

Bedeutet, ein Objekt oder Ticket einer Person oder einem Ort zuzuordnen.