3.7 - Comment importer des bases de données dans Timly ?

Grâce à la mise à jour de la fonction d'importation CSV, il est désormais encore plus facile d'importer des bases de données dans Timly. De plus, cela permet de configurer rapidement et facilement des stocks importants automatiquement.

Accédez à la fonction "Importation de données CSV" dans votre menu personnel et suivez ces quatre étapes pour importer vos données existantes.

Un processus d'importation en 4 étapes

Étape 1 : Type de données

Sélectionnez le type de données pour lequel vous réalisez l'import :

Objets
Personnes
Conteneurs
Check-out / Check-in
Unités organisationnelles

Cliquez ensuite sur « Télécharger un fichier », puis sélectionnez le fichier de votre choix ou faites-le glisser dans le champ. Des modèles CSV préformatés sont également disponibles.

Étape 2 : Mapping

L'en-tête du tableau CSV sera analysé, et les noms des colonnes s'afficheront. Dans le champ adjacent "Attributs Timly", sélectionnez l'attribut Timly correspondant dans le menu déroulant. Si certains contenus de colonnes ne doivent pas être importés, utilisez l'option "Ne pas importer". Important : une option doit être sélectionnée pour chaque colonne. Si vous utilisez un modèle CSV préformaté, le mapping sera effectué automatiquement, car les noms des attributs Timly sont déjà spécifiés. Sur la droite, un exemple de contenu de chaque colonne sera affiché si disponible. À ce stade, vous pouvez également ajouter de nouveaux attributs dans Timly, qui seront ensuite intégrés dans la gestion d'inventaire ou du personnel.

Vous pouvez modifier le séparateur utilisé en cliquant sur le bouton "Séparateur". En outre, vous pouvez choisir de créer de nouveaux objets ou de mettre à jour ceux qui existent déjà. Un bouton est prévu pour chaque option.

Étape 3 : Aperçu

Ici, la validation du format du fichier CSV est effectuée. Aucune importation n'a lieu à ce stade. Une fois la validation terminée, vous obtiendrez un récapitulatif des informations suivantes :

Nombre de lignes traitées
Nombre d'enregistrements à créer
Nombre d'enregistrements à mettre à jour
Erreurs
Détails des types d'erreurs et des spécificités des erreurs

Vous pouvez retourner aux étapes 1 ou 2 pour corriger les erreurs. L'insertion des enregistrements ne se fait qu'après avoir cliqué sur le bouton "Importer". Comme l'importation ne peut pas être annulée, une demane de confirmation s'affichera avant la finalisation.

Étape 4 : Résultats

Après la fin de l'importation, les résultats seront présentés de la même manière qu'à l'étape 3. Vous aurez également la possibilité de télécharger un rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Télécharger". Le processus d'importation est conclu en cliquant sur le bouton "Terminer".

FAQ

Quelles catégories peuvent être importées ?

Il est actuellement possible d’importer des enregistrements dans les catégories suivantes :

Objets
Employés
Attributions via Check-in et Check-out

Seront également bientôt disponibles les catégories suivantes :

Conteneurs
Tickets
Unités organisationnelles

Quels attributs Timly sont requis ?

Les attributs requis pour les objets sont :

Nom (name)
Catégorie principale (root_category)
Unité organisationnelle (location)

Pour mettre à jour des données existantes, les éléments suivants sont également nécessaires :

Numéro de l'objet (item_id)
Numéro de référence (ref_no)
Numéro d'inventaire (inventory_number)
Numéro de série (serial_number)

En ce qui concerne l'importation de données d'employés, les éléments suivants sont nécessaires :

Nom de famille (last_name)
Prénom (first_name)
Type de personne (person_type_id)
Unité organisationnelle (location)

Important : votre titre de colonne correspond au terme indiqué entre guillemets ci-dessous.
Par exemple, votre colonne réservé aux noms des objets doit avoir pour titre "name" (sans les guillemets). Votre colonne dédiée aux unités organisationnelles doit avoir pour titre "location" (sans les guillemets).

Comment les fichiers CSV doivent-ils être formatés ?

Les règles de formatage des fichiers CSV standards s'appliquent. Les enregistrements à insérer doivent être organisés ligne par ligne avec un séparateur entre les attributs. Les séparateurs acceptables sont le point-virgule, la virgule, TAB et la barre verticale. Il est également nécessaire de fournir un en-tête avec les noms de colonnes correspondants. Les colonnes vides sont permises ; dans ce cas, l'attribut ne sera pas renseigné dans l'objet.

Pourquoi le mapping est-il si important ?

Timly considère le contenu séparé par des séparateurs comme des attributs individuels. Ces attributs représentent les caractéristiques et les informations supplémentaires de chaque objet. Vous devez donc spécifier pour chaque colonne quel attribut de la catégorie Timly elle correspond. Si vous souhaitez importer des données qui ne correspondent à aucun attribut existant, vous pouvez créer de nouveaux attributs à l'étape 2 de l'importation.

Où puis-je trouver les attributs disponibles pour l'importation CSV ?

Après avoir ouvert la fonction d'importation CSV, les noms d'attributs possibles pour la catégorie à importer sont affichés dans un aperçu sous la zone de sélection du masque de saisie. Vous pouvez également télécharger des fichiers d'exemple avec des en-têtes d'attributs pré-remplis à l'étape 1.

Est-il possible d'importer depuis d'autres formats que le CSV ?

Le CSV est à la fois simple et universel, car de nombreuses applications le supportent et il peut être modifié avec des outils de base. De plus, de nombreux autres formats de fichiers peuvent facilement être convertis en fichiers CSV. Par conséquent, Timly se concentre actuellement sur l'importation CSV. Si vous devez importer depuis d'autres formats, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support pour une solution personnalisée.

Je reçois un message d'erreur pendant l'importation. Quelle pourrait en être la cause ?

Dans la majorité des cas, cela est dû à un formatage incorrect du fichier CSV. Celui-ci doit strictement respecter les spécifications pour un traitement automatisé afin d'éviter des données incohérentes. L'erreur la plus fréquente est l'absence de l'une des catégories d'attributs requises, ce qui sera mentionné à l'étape 3.

Puis-je mettre à jour ou compléter des enregistrements existants ?

Il est également possible de compléter des enregistrements existants. Pour cela, sélectionnez l'option "Mettre à jour les existants" à l'étape 2 lors du mapping des attributs. Le moyen le plus simple de mettre à jour est d'abord d'exporter les données depuis Timly en utilisant l'option "CSV d'inventaire" pour les objets que vous souhaitez mettre à jour. Dans ce cas, les tableaux sont déjà correctement formatés, et vous pouvez facilement ajouter les enregistrements souhaités.

Note : Avant de procéder à l'importation, il peut être nécessaire de retirer la ligne au-dessus des noms d'attributs, car les traductions y sont automatiquement insérées.

Puis-je annuler des imports ?

À l'exception de la catégorie "Check-out / Check-in", les imports ne peuvent pas être annulés. Il est donc important de vérifier attentivement les fichiers CSV avant l'importation. Les erreurs dans le fichier d'entrée seront affichées lors des étapes 2 et 3 du processus d'importation. Pour toute question, veuillez contacter notre équipe de support au préalable. Si un import incorrect se produit, conservez le fichier d'import pour que notre support puisse l'analyser.