Comment puis-je... Assigner des objets ?

Comment puis-je... Attribuer des objets ?

💡 Les bases

Assigning means digitally allocating items to people or resources. 
It’s a key step in smart inventory management, as it increases item traceability by making it possible to always know who owns an item or where it is stored. 
📘 This guide walks you through the essentials of assigning items.

Dans Timly, vous pouvez assigner des objets :  
- Depuis la page d’un objet

- Depuis la page d’un emplacement

- Depuis le profil d’une personne

- Depuis le scanner de codes-barres

⚙️ Les étapes

- Assigning from an item -

• Go to the item page of the item you want to assign
• Click "Assign". Choose who or what to assign the item to:
  - A place
  - A person
  - A container item
• Click "Assign" to complete the action

- Assigning from a container item -

• To turn an item into a container item, go to its item page and click the "Assign items" button. You'll have two options:
  - Click "Search" to choose an item from a dropdown list
  - Click "Scan" to find the item by scanning its barcode

💡 Container items are special items to which other items can be assigned. 
Example: a suitcase, a company car, or a tool cabinet. 

- Assigning from a place -

• Click on "Resources", then select the place of your choice
• In the "Inventory" tab, click the three-dot icon next to "Assign items". You’ll have two options:
  - Click "Search" to choose an item from a dropdown list. Use the search bar and filters to find items easily
  - Click "Scan" to find the item by scanning its barcode

- Assigning from a person -

• Click on "Resources", then select the person of your choice
• In the "Inventory" tab, click the three-dot icon next to "Assign items". You’ll have two options:
  - Click "Search" to choose an item from a dropdown list. Use the search bar and filters to find items easily
  - Click "Scan" to find the item by scanning its barcode

- Assigning from the barcode scanner -

• Click on the barcode scanner. You'll have two options:
  - Click on "Assign to me", then scan the barcode of the item(s) you want to assign to yourself
  - Click on "Assign", then scan the barcode of the person or place you want to assign the item to. Next, scan the barcode of the item you want to assign.
   

💡 This feature allows you to assign items in bulk without clicking multiple times. For example, you can print the barcode of your employees' profiles or places on individual badges. Just scan the badge, then the barcodes of the items to assign them in seconds. If you want to assign items to the same person, simply scan their barcode once.

📖 Glossaire
 

Emplacement : Dans Timly, un emplacement est un espace numérique qui permet d’organiser, de catégoriser et de suivre les objets. Chaque objet peut être attribué à un lieu spécifique (entreprise, entrepôt, chantier, etc.). Il est possible d’y créer des sous-catégories, d’effectuer des prises inventaires localisées et de suivre les mouvements d’objets. Exemples : « Entreprise n°1 », « Entrepôt », « Projet XYZ ».

Fiche d'identité : Dans Timly, chaque objet dispose d’une fiche d’identité qui compile toutes les données pertinentes à sa gestion dans une interface simplifiée et complète :  

• les attributions en cours et passées, ainsi que les attributions planifiées
• les documents associés (certificats, manuels, contrats, etc.)
• l’historique des actions (mouvements, modifications - visible uniquement par les administrateurs)
• les contacts liés à l’objet
• les informations générales (nom, catégorie, code-barres, photo, caractéristiques techniques)
• la localisation
• les tickets en cours
• la planification de l’objet
• les remarques et notes internes
• les données d’usage

Inventaire : L’inventaire désigne l’ensemble des objets suivis et gérés dans Timly. 

Objet : Un objet désigne toute ressource, matérielle ou immatérielle, suivie et gérée dans Timly. Il peut s’agir d’équipements informatiques, d’outils, de véhicules, de fournitures, de matériel médical, de logiciels ou de tout autre bien nécessitant un suivi. 

Personne : Individu enregistré dans Timly, qu’il soit utilisateur ou non, employé ou non. Chaque personne peut se voir attribuer des objets. Les administrateurs peuvent structurer les profils en définissant des types personnalisés (ex. : salarié, intérimaire, freelance...).
 

📖 Retrouvez toutes les définitions dans le Glossaire Timly.
 

✅ Les fonctionnalités nécessaires

Module d'inventaire.
 

🔗 Ressources supplémentaires

• Centre d'aide : Le nouveau flux d'assignation

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