Le Glossaire Timly

Bienvenue sur notre Glossaire, la page sur laquelle vous retrouverez les termes clés de la gestion d’inventaire avec Timly. Ses définitions, simples et concises, permettent aux utilisateurs non-initiés comme aux plus chevronnés de connaître et comprendre tous les termes essentiels. Complémentaire à notre Centre d’aide, il est un outil précieux pour naviguer en toute autonomie sur la plateforme Timly. 
 

📖 Administrateur

Dans Timly, un administrateur est un utilisateur qui possède un accès complet à la plateforme ainsi que tous les droits d’administration. Il peut configurer le logiciel, modifier les paramètres et définir les droits d’accès des autres utilisateurs de son organisation. 

📖 Actif

Le terme « actif » est utilisé comme synonyme d’« objet ». Pour plus de détails, voir la définition d’un objet. 

📖 Attribuer

Attribuer désigne l’action d’attribuer des objets ou des tickets (à des personnes, des emplacements...) dans Timly. Synonyme utilisé : assigner.  

📖 Attribution planifiée

Une attribution planifiée correspond à la réservation d’un objet pour une période définie. Durant cet intervalle. L’attribution planifiée est visible à la fois dans la fiche d’identité de l’objet et dans le planificateur. 

📖 Blueprint

Un blueprint est un type d’objet utilisé comme modèle pour créer d’autres objets ayant les mêmes attributs, appelés objets jumeaux. Il permet de créer en masse plusieurs objets du même type, partageant les mêmes attributs. Ainsi, lorsque vous créez un blueprint dans Timly, vous remplissez une seule fois sa fiche d’identité avec les attributs souhaités. Vous pouvez ensuite créer autant d’objets jumeaux que nécessaire à partir de ce blueprint : chacun de ces objets héritera automatiquement des attributs définis dans le modèle. Si vous modifiez la fiche du blueprint, tous les objets jumeaux seront mis à jour automatiquement. En revanche, les modifications apportées à un objet jumeau n’affectent ni le blueprint, ni les autres objets jumeaux. Autre terme utilisé : fiche mère. 

📖 Catégorie

Une catégorie est une structure utilisée pour regrouper des objets partageant des caractéristiques communes. Elle permet d’organiser efficacement votre inventaire en fonction de types d’objets, comme par exemple « Matériel informatique », « Véhicules » ou « Vêtements ». Les catégories sont entièrement personnalisables. Chaque catégorie peut contenir une ou plusieurs sous-catégories. Elles facilitent la recherche et la classification de vos objets dans Timly. Synonymes utilisés : catégorie principale, catégorie racine.

📖 Code-barres

Un code-barres est un numéro unique associé à un objet, visible dans sa fiche d’identité. En le scannant avec le scanner de code-barres intégré à Timly, vous pouvez effectuer différentes actions. Vous pouvez imprimer ces codes-barres pour les coller sur vos objets, ou commander les supports à QR codes / codes-barres Timly : étiquettes autocollantes, plaques métalliques, ou joints de câble en polypropylène ou en acier. Synonyme utilisé : QR code.  

📖 Compétence

Une compétence correspond à une qualification enregistrée dans la fiche d’un profil. Les compétences sont gérées directement dans Timly et peuvent être associées à certains objets. Il est ainsi possible de configurer Timly pour restreindre l’attribution de certains objets uniquement aux individus disposant des compétences requises. Cette fonctionnalité permet de renforcer la conformité et la sécurité, en s’assurant que seuls les profils habilités peuvent manipuler ou utiliser des équipements spécifiques.

📖 Compétence en voie d’expiration

Une compétence en voie d’expiration désigne une compétence enregistrée dans Timly, dont la date de validité approche, et qu’il faut renouveler. 

📖 Consommer

Consommer signifie retirer une certaine quantité d’un article en stock dans l'inventaire Timly, par exemple lorsqu’il est utilisé. Cette action permet de déduire précisément la quantité consommée du stock disponible. Par exemple, si vous disposez de 1 000 masques FFP2 en stock et que vous en utilisez 10, cette quantité sera consommée, réduisant automatiquement le stock disponible.

📖 Consommables

Les consommables sont un type particulier d’objets de stock destinés à être utilisés une seule fois et qui ne peuvent pas être réutilisés. Par exemple, les gants jetables, les boissons ou encore les vis sont des consommables. 

📖 Contact

Un contact correspond à une fiche contenant les coordonnées d’une entreprise. Ces fiches sont centralisées dans l’“Annuaire des contacts” (“Réglages” > “Configuration” > “Annuaire des contacts”), où vous pouvez les créer, modifier et gérer à tout moment. Les contacts peuvent ensuite être associés à différents éléments dans Timly, et ajoutés dans la fiche d’identité d’un objet, d’un emplacement ou encore d’une personne. 

📖 Étiquettes d’accès direct

Les étiquettes d’accès direct permettent d’accéder aux informations d’un objet sans nécessité de créer un compte ni de se connecter à Timly. En scannant cette étiquette avec le scanner de codes-barres intégré, une vue épurée et simplifiée de la fiche d’identité de l’objet apparaît immédiatement. Cela donne accès aux informations et actions essentielles (par exemple, créer un ticket pour signaler un problème relatif à l’objet). Cette fonctionnalité, unique dans le domaine de la gestion d’inventaire, facilite l’accès sécurisé aux données pour les intervenants externes (techniciens, prestataires, sous-traitants, par exemple) sans compromettre la sécurité. 

📖 Emplacement

Dans Timly, un emplacement est un espace numérique qui permet d’organiser, de catégoriser et de suivre les objets. Chaque objet peut être attribué à un lieu spécifique (entreprise, entrepôt, chantier, etc.). Il est possible d’y créer des sous-catégories, d’effectuer des prises inventaires localisées et de suivre les mouvements d’objets. Exemples : « Entreprise n°1 », « Entrepôt », « Projet XYZ ».

📖 Employé

Profil interne disposant d’une fiche individuelle dans Timly. Cette fiche regroupe les objets attribués, les formations suivies, les compétences et les documents liés. Un employé n’a pas nécessairement de compte utilisateur : il peut être enregistré à des fins de suivi sans avoir accès à la plateforme. À ne pas confondre avec : utilisateur, personne.

📖 Entreprise

Une entreprise correspond à une organisation externe que vous pouvez enregistrer en tant que contact dans Timly. Vous pouvez enregistrer le contact d’une entreprise soit directement depuis la fiche d’identité d’un objet, d’une personne ou d’un emplacement, soit depuis l’“Annuaire des contacts”. Il est possible d’enregistrer le contact de tout type d’entreprise avec laquelle votre organisation est en relation : clients, fournisseurs, prestataires, partenaires, etc. 

📖 Fiche d’identité

Dans Timly, chaque objet dispose d’une fiche d’identité qui compile toutes les données pertinentes à sa gestion dans une interface simplifiée et complète :  

• les attributions en cours et passées, ainsi que les attributions planifiées
• les documents associés (certificats, manuels, contrats, etc.)
• l’historique des actions (mouvements, modifications - visible uniquement par les administrateurs)
• les contacts liés à l’objet
• les informations générales (nom, catégorie, code-barres, photo, caractéristiques techniques)
• la localisation
• les tickets en cours
• la planification de l’objet
• les remarques et notes internes
• les données d’usage

📖 Formation

Timly permet d’enregistrer des sessions de formation, d’y inscrire des personnes et de définir les compétences qui leur seront automatiquement attribuées une fois la session terminée. Ces compétences peuvent ensuite être utilisées pour contrôler l’accès à certains objets. 

📖 Importation

L’importation désigne le processus d’intégration en masse de données dans Timly. Grâce à la fonctionnalité d’importation CSV, il est possible d’ajouter ou de mettre à jour facilement un grand volume d’informations (objets, personnes, emplacements, etc.) à partir d’un fichier au format CSV. Cette méthode permet de gagner du temps lors de la création ou de la mise à jour de l’inventaire, tout en assurant une saisie structurée et conforme aux standards de la plateforme. 

📖 Inventaire

L’inventaire désigne l’ensemble des objets suivis et gérés dans Timly. À ne pas confondre avec : prise d'inventaire.

📖 Inventaire délégué

L’inventaire délégué désigne une prise d’inventaire attribuée à une personne ou à un emplacement. La personne responsable est chargée de réaliser l’inventaire des objets qui lui ont été attribués. Cette prise d'inventaire peut être effectuée à distance (en télétravail, sur un chantier...) depuis n’importe quel smartphone, tablette ou ordinateur équipé d’une connexion à internet. Elle permet de confirmer la présence des objets et, le cas échéant, de signaler un objet perdu ou endommagé, avec la possibilité d’ajouter un commentaire. Le scanner de codes-barres intégré permet de réaliser la prise d'inventaire encore plus rapidement.

📖 Objet

Un objet désigne toute ressource, matérielle ou immatérielle, suivie et gérée dans Timly. Il peut s’agir d’équipements informatiques, d’outils, de véhicules, de fournitures, de matériel médical, de logiciels ou de tout autre bien nécessitant un suivi. 

📖 Objet de stock

Les objets de stock regroupent des articles similaires, gérés et attribués en quantités spécifiques. Parmi eux, les consommables constituent une sous-catégorie : ce sont des objets destinés à une utilisation unique, sans possibilité de réutilisation. Les autres objets de stock, quant à eux, sont réutilisables et peuvent servir plusieurs fois. Par exemple : barrières de chantier, câbles, chaises... 

📖 Objet jumeau

Un objet jumeau est une instance créée à partir d’un blueprint, qui sert de modèle. Il hérite des attributs définis dans ce blueprint. Cependant, chaque objet jumeau peut ensuite être modifié de manière indépendante, sans que ces changements n’impactent ni le blueprint original, ni les autres objets jumeaux créés à partir du même modèle. Cette fonctionnalité facilite la création en masse d’objets similaires tout en conservant une certaine flexibilité dans leur gestion individuelle. Autre terme utilisé : twin.  

📖 Paramètres

Le menu “Paramètres” centralise toutes les options de configuration :  

• Configuration du compte Timly 
• Configuration des comptes utilisateurs 
• Configuration des ressources (catégories d’objets, types d’emplacements, types de personnes, types de tickets...) 

📖 Personne

Individu enregistré dans Timly, qu’il soit utilisateur ou non, employé ou non. Chaque personne peut se voir attribuer des objets. Les administrateurs peuvent structurer les profils en définissant des types personnalisés (ex. : salarié, intérimaire, freelance...). À ne pas confondre avec : employé, utilisateur. 

📖 Planificateur

Le planificateur est un calendrier interactif intégré à Timly. Il permet de visualiser la disponibilité des objets et de planifier leurs attributions sur une période donnée.  

📖 Prise d’inventaire

La prise d’inventaire désigne l’action de vérifier la présence et l’état des objets dans l’inventaire, ainsi que leur quantité pour les objets de stock. Elle peut être effectuée à distance (en télétravail, sur un chantier...) depuis n’importe quel smartphone, tablette ou ordinateur connecté à internet. Il est possible de signaler un objet perdu ou endommagé, et d’ajouter un commentaire si nécessaire. Chaque prise d’inventaire peut être validée par une signature numérique, puis est automatiquement enregistrée et documentée dans un rapport d'inventaire exportable en PDF. Le scanner de codes-barres intégré permet de réaliser la prise d'inventaire encore plus rapidement. Voir aussi : Inventaire délégué.

📖 Ressources

Le menu "Ressources" regroupe tous les éléments nécessaires à la gestion de vos objets : les personnes, les emplacements, les prises d’inventaire, les signatures numériques. Il sert de point d’entrée pour gérer tous les éléments liés à votre inventaire de manière centralisée. 

📖 Retour

Le bouton « Retour » permet d’enregistrer la restitution d’un objet (après une attribution classique ou à la fin d’une attribution planifiée). Lorsqu’un objet est retourné, son statut est automatiquement mis à jour, il redevient disponible et l’action est consignée dans son historique. 

📖 Rôle utilisateur

Un rôle utilisateur définit les droits et autorisations d’un utilisateur dans Timly. Chaque rôle détermine les actions qu’un utilisateur est autorisé à effectuer en fonction de ses responsabilités. Timly propose des rôles prédéfinis ("Pas d’accès", "Utilisateur", "Utilisateur avancé", "Super utilisateur", "Administrateur"), ainsi qu’une fonctionnalité de rôles personnalisés, qui permet d’ajuster avec précision les autorisations et restrictions selon les besoins de votre organisation. 

📖 Scanner de codes-barres

Pas besoin d’équipement supplémentaire ! Timly transforme la caméra de votre appareil (smartphone, tablette ou ordinateur) en un scanner de codes-barres intégré. Pour l’utiliser, connectez-vous à Timly, puis cliquez sur l’icône de scanner. Notre scanner intelligent dispose de plusieurs modes qui vous permettent d’effectuer diverses actions de manière simple et intuitive :  

• “Scanner d’info : Ce mode vous permet d’accéder directement à la fiche d’identité de l’objet en scannant son code-barres / QR code. Si le code scanné n’est associé à aucun objet, vous avez la possibilité de créer un nouvel objet, qui sera alors automatiquement lié à ce code. Pour cela, il vous suffit de scanner le code et de cliquer sur “Créer”. 
   
• “Scanner d'attribution” : Ce mode vous permet d’attribuer des objets rapidement et efficacement, sans jamais avoir à cliquer. Il vous suffit pour cela de scanner le code-barres / le QR code associé à une personne ou un emplacement, puis ceux des objets que vous souhaitez attribuer. 
   
• “M'assigner” : Ce mode vous permet de vous attribuer des objets rapidement et efficacement, sans jamais avoir à cliquer. Il vous suffit simplement de scanner le code-barres / QR code des objets que vous souhaitez vous attribuer. 
   
• “Scanner d’inventaire” : Ce mode permet de confirmer la présence des objets lors de la prise d’inventaire. Il vous suffit de scanner le code-barres / QR code d’un objet pour confirmer sa présence dans votre inventaire. 

📖 Signature numérique

La signature numérique permet de renforcer le contrôle et la traçabilité de certaines actions dans Timly. Si cette fonctionnalité est activée, un administrateur peut rendre obligatoire la signature numérique pour valider des opérations comme le retour d’un objet, la clôture d’un ticket ou d’une prise d’inventaire. L’utilisateur concerné devra alors apposer sa signature avant de finaliser l’action, ce qui garantit une validation formelle et identifiable. 

📖 Sous-catégorie

Une sous-catégorie subdivise une catégorie pour affiner le classement des objets selon des caractéristiques détaillées. Par exemple, la catégorie « Matériel informatique » peut inclure des sous-catégories « Ordinateurs portables », « Écrans » et « Imprimantes ».  

📖 Système de ticketing

Le système de ticketing de Timly centralise tous les tickets relatifs aux objets, qu’il s’agisse de signalements d’incidents ou de demandes de maintenance. Vous pouvez créer un ticket en quelques clics pour déclarer un défaut, planifier des interventions correctives ou préventives, suivre leur avancement et consulter l’historique complet des tickets chaque objet. 

📖 Ticket

Un ticket est une tâche liée à un ou plusieurs objets. Il permet de suivre les demandes de maintenance, les réparations, les signalements de dysfonctionnement, etc. Chaque ticket comporte un statut, une description, une date, et peut être attribué.

📖 Ticket récurrent

Un ticket récurrent est un modèle de ticket conçu pour automatiser les tâches répétitives (comme des inspections périodiques, des mises à jour logicielles, des vérifications de sécurité...). Une fois le ticket clôturé, un nouveau est automatiquement généré selon la fréquence définie, assurant un suivi régulier sans intervention manuelle.

📖 Traceur GPS

Les traceurs GPS disponibles avec Timly sont des dispositifs IoT autonomes (développés par adnexo) qui permettent le suivi en temps réel de la position et de l’état des objets. Installés sur des objets tels que chariots, palettes ou outils, ils communiquent automatiquement avec des stations de base placées dans des endroits stratégiques (entrepôts, chantiers, ateliers). Lorsqu’un objet entre dans le périmètre d’une station, sa localisation est actualisée automatiquement dans le système, sans intervention manuelle. Des informations complémentaires comme le niveau de batterie, la température et plus encore. Autre terme utilisé : trackers GPS. 

📖 Type de ticket

Les types de tickets, définis par les par les administrateurs, servent à organiser les tickets par catégorie. Il est nécessaire de choisir un type de ticket pour créer un nouveau ticket. Exemple de type de ticket : « Calibration », « Contrôle annuel », « Défaut »... 

📖 Unité organisationnelle

Dans Timly, une unité organisationnelle est un regroupement hiérarchique qui centralise l’inventaire et les ressources d’une entité. Cette structure facilite la gestion multi-sites ou multi-départements au sein d’un même compte, en offrant à chaque entité une autonomie de gestion tout en conservant une vision globale et centralisée de l'inventaire. Exemples : « Entreprise X - Paris », « Entreprise X - Lyon », « Entreprise X - Siège », « Entreprise X - Entrepôt ».  

📖 Utilisateur

Individu disposant d’un accès à Timly, avec des droits déterminés par un rôle utilisateur. Il peut s’agir d’un collaborateur interne ou d’un tiers externe (ex. : prestataire ou client) autorisé à intervenir via la plateforme. À ne pas confondre avec : employé, personne.