Ja. Wir helfen Ihnen dabei, Ihr gesamtes Inventar initial in Timly zu importieren. Dies kann beispielsweise über eine CSV- oder Excel-Datei durchgeführt werden. Auch können Informationen über unsere API Schnittstelle automatisiert und regelmässig importiert werden. So bleiben Ihre Inventardaten immer auf dem neuesten Stand.
Sie finden die Funktion CSV-Import in Ihrem persönlichen Menü. Der Import erfolgt in vier Schritten:
1. Wählen Sie die vorbereitete CSV-Datei aus. Nähere Informationen zur erforderlichen Formatierung erhalten Sie hier. Für den einfachen Import sind zumindest die Bezeichnung, der Standort und die Stammkategorie der Assets erforderlich.
2. Nehmen Sie das Mapping entsprechend der in Timly benötigten Attribute vor. Viele weitere Attribute sind optional und können bei Bedarf auch später ergänzt werden.
3. Prüfen Sie die korrekte Zuordnung in der Vorschau und starten Sie den Import, sofern die Kontrolle positiv verlaufen ist. Sollten Fehler angezeigt werden, können Sie zu Schritt 2 zurückkehren oder die CSV-Datei anpassen.
4. Kontrollieren Sie die korrekte Ausführung anhand des angezeigten Protokolls. Dieses lässt sich auch zur Dokumentation herunterladen.
Grundsätzlich können alle in Timly verwalteten Objekte automatisiert über eine CSV-Datei importiert werden. Zur Verfügung stehen folgende Typen:
· Objekte: Hier lassen sich einzelne Assets und Massenartikel importieren
· Mitarbeiter: Beinhaltet Namen und weitere Informationen für die Mitarbeiterverwaltung
· Unternehmen: Umfasst externe Firmen wie zum Beispiel Dienstleister
· Container: Importiert verwendete Containerobjekte
· Check-out / Check-in: Dient dem massenhaften Ein- oder Auschecken von Assets
· Organisationseinheit: Hier können Sie Standorte Ihres Unternehmens importieren
Am einfachsten lassen sich CSV-Dateien mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel bearbeiten. Wichtig hierbei ist, als Speicherformat „CSV UTF-8“ zu wählen, da ansonsten Umlaute nicht korrekt kodiert werden. Die weitere Formatierung wird dann automatisch vorgenommen. Wenn Sie einen CSV-Export aus einer anderen Anwendung vornehmen, um die Daten in Timly zu übernehmen, können Sie die Formatierung auf diesem Weg noch einmal überprüfen oder anpassen.
Es ist aber auch möglich, CSV-Dateien mit einfachen Texteditoren zu bearbeiten. Das CSV-Format beschreibt letztlich nur die Speicherung von Datensätzen in einer Textdatei. Dabei muss ein zusammengehöriger Datensatz in jeweils einer Zeile gespeichert sein und die einzelnen Elemente müssen durch ein einheitliches Trennzeichen voneinander abgegrenzt werden. Als mögliches Trennzeichen steht wahlweise das Komma (,), das Semikolon (;), der vertikale Strich, bzw. die sog. Pipe (|) und der Tabstopp zur Verfügung. Die Datei muss mit dem Zeichensatz UTF-8 kodiert sein.
In der Kopfzeile sollte pro Spalte eine Attributbezeichnung zur Bestimmung der jeweiligen Elemente vorgegeben werden. Weisen einzelne Datensätze bestimmte Attribute nicht auf, muss an der entsprechenden Stelle ein leeres Feld durch zwei aufeinanderfolgende Trennzeichen stehen (in Excel und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen erfolgt dies automatisch, wenn ein Feld leer ist). Wenn die Attributbezeichnungen mit den in Timly für eine Kategorie hinterlegten Attributen übereinstimmt, wird dies Import erkannt und es ist dann keine Zuordnung (Mapping) mehr erforderlich.
Immer erforderliche Attribute sind:
· Bezeichnung (name)
· Stammkategorie (root_category)
· Standort (location)
Für das Update eines Datensatzes werden zusätzlich:
· Individualnummer (item_id)
· Referenznummer (ref_no)
· Inventarnummer (inventory_number)
· Seriennummer (serial_number)
benötigt.
Direkt nach dem Aufruf der Funktion CSV-Import werden Ihnen die möglichen Attributbezeichnungen für die zu importierende Kategorie in einer Übersicht unterhalb des Auswahlbereichs der Eingabemaske angezeigt. Zudem können Sie Musterdateien herunterladen, in denen die Attribute bereits in der Kopfzeile vorbelegt sind.
CSV ist zugleich einfach und universell, da viele Anwendungen es unterstützen und die Bearbeitung mit einfachen Mitteln möglich ist. Zudem können viele andere Dateiformate unkompliziert in CSV-Dateien überführt werden. Daher legt Timly zurzeit einen Schwerpunkt auf den CSV-Import. Sollten Sie einen Import aus anderen Formaten benötigen, sprechen Sie gerne unser Support-Team an. Wir finden dann eine individuelle Lösung.
Der Import einer großen Anzahl von Assets oder anderer in Timly verwalteter Objekte ist so in kurzer Zeit und ohne manuelle Eingaben möglich. Das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen. Zudem können auf diese Weise bereits existierende Datensätze einfach übernommen oder aktualisiert werden.
In den meisten Fällen liegt dies an der nicht korrekt formatierten CSV-Datei. Diese muss für eine automatisierte Verarbeitung exakt den Vorgaben entsprechen, um keine inkonsistenten Datenbestände zu erzeugen. Häufige Fehlerquelle sind das Fehlen einer der benötigten Attribut-Kategorien und das Verwenden von Import-Dateien, die nicht im UTF-8-Zeichensatz gespeichert wurden.
Nach dem Start des Imports können Sie den Fortgang im Statusfenster der Anwendung verfolgen. Zudem wird ein Protokoll erzeugt, welches Sie einsehen und abspeichern können. Hier wird Ihnen angezeigt, ob der Import fehlerfrei durchgeführt wurde.
Es ist ebenfalls möglich, bestehende Datensätze zu ergänzen. Wählen Sie hierfür die Option „Bestehende aktualisieren“ beim Schritt 2, dem Mapping der Attribute. Am einfachsten ist die Aktualisierung, indem Sie zuvor einen Datenexport mit der Option „Inventar-CSV“ für die zu aktualisierenden Objekte aus Timly heraus durchführen. In diesem Fall sind die Tabellen bereits korrekt formatiert und Sie können die gewünschten Datensätze einfach ergänzen. Wichtig ist auch hier, die Datei im Format „CSV-UTF-8“ abzuspeichern.
Achtung: Vor dem Import kann es erforderlich sein, die Zeile oberhalb der Attributbezeichnungen zu löschen.
In Timly stehen zahlreiche Attribute für die unterschiedlichen Objekte zur Verfügung. Neben Informationen wie Namen und Standort lassen sich viele weitere Daten zu Personen und Assets ablegen. Für die automatisierte Verarbeitung in Timly muss dabei jedes Attribut eine eindeutige Bezeichnung haben, die entsprechend vom System vorgegeben wird. Daher müssen Sie beim Import kennzeichnen, bzw. zuordnen, welche Spalteninhalte zu welchem Attribut gehören sollen.
Zur Vereinfachung können Sie beim Anlegen von CSV-Dateien bereits die vorbelegten Attributnamen aus Timly verwenden. Diese finden Sie für die Kategorien Mitarbeiter, Unternehmen, Container, den massenhaften Check-out/Check-in und Organisationseinheiten jeweils unter der Eingabemaske für die Auswahl der Importdatei. Für den Inventar-Import nutzen Sie einfach die Dropdown-Felder im Mapping-Prozess des Schrittes 2. Zudem besteht die Möglichkeit, eine vorformatierte Musterdatei herunterzuladen, in der die korrekten Spaltenbezeichnungen bereits eingetragen sind. In diesen Fällen entfällt das manuelle Mapping.
Mit Ausnahme der Kategorie „Check-out / Check-in“ ist es nicht vorgesehen, Importe rückgängig zu machen. Daher sollten die CSV-Importdateien sorgfältig geprüft werden. Zudem sind in Schritt 2 und 3 des Imports Kontrollmechanismen hinterlegt, die Fehler in der Eingabedatei anzeigen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte gerne im Vorfeld an unser Support-Team. Sollte es einmal zu einem fehlerhaften Import gekommen sein, behalten Sie bitte die verwendete Importdatei, damit unser Support-Team diese prüfen kann.
