Comment utiliser le Smart Scanner ?

💡 Les bases

Le Smart Scanner remplace le scanner de codes-barres et ses quatre modes : « Scanner », « Attribuer », « M'attribuer » et « Scanner d'Inventaire ». C'est le scanner que vous utilisez dans Timly pour attribuer plusieurs objets à la fois. Vous ne choisissez plus de mode avant de scanner. Vous scannez, et Timly reconnaît à quoi correspond le code-barres et vous propose les actions adaptées.

📘 Ce guide présente le Smart Scanner, explique tout ce que vous pouvez faire avec et vous montre comment, étape par étape.

- Ce qui change pour vous -

• Plus besoin de choisir un mode. Votre premier scan détermine la suite du processus :
        · Objet : vous vous l'attribuez ou vous ouvrez sa page.
        · Objet conteneur : vous lui attribuez des objets ou vous vous l'attribuez.
        · Personne ou emplacement : vous lui attribuez des objets ou vous ouvrez sa page.
        · Code-barres inconnu : vous pouvez créer un nouvel objet avec ce code-barres.
   
• Pour attribuer des objets à quelqu'un ou à un emplacement, commencez par la destination. Scannez d'abord la personne, l'emplacement ou l'objet conteneur, puis les objets.
• Attribuez jusqu'à 50 objets en une seule session. Les objets scannés sont réunis dans un panier. Vous les vérifiez dans une vue d'ensemble, puis finalisez toutes les attributions en une seule fois.
• Rien n'est attribué tant que vous n'avez pas finalisé. Un scan à lui seul n'attribue rien : une erreur se corrige donc en retirant une ligne, et non en annulant une attribution.
• Votre panier est enregistré automatiquement. Il reste disponible pendant 12 heures après votre dernière modification, même si vous êtes interrompu et que le Smart Scanner se ferme.

🎥 Démo interactive
 

⚙️ Les étapes
 

- Étape 1 : Ouvrir le Smart Scanner -
 

• Connectez-vous à Timly sur votre ordinateur, votre téléphone ou votre tablette.
• Cliquez sur l'icône de QR code dans la barre latérale gauche. La fenêtre « Scannez le code-barres » s'ouvre avec la vue caméra.
• Si votre navigateur ou votre appareil demande l'autorisation d'utiliser la caméra, acceptez.

- Étape 2 : Scanner le point de départ - 
 

Votre premier scan (un objet, un objet conteneur, une personne ou un emplacement) détermine la suite du processus :

• Vous avez un objet en main ? Partez de l'objet et attribuez-le-vous.
• Vous êtes devant un collègue, un véhicule ou une étagère ? Scannez d'abord cette personne ou cet emplacement, puis attribuez-lui des objets.
• Vous préparez une caisse à outils, une mallette ou un kit qui est lui-même un objet ? Scannez d'abord cet objet conteneur, puis attribuez-lui des objets.

👉🏼 Le Smart Scanner reconnaît ce que vous avez scanné, l'affiche avec son nom et son code-barres, et vous propose les actions adaptées.

Si vous scannez un objet

Le Smart Scanner affiche l'objet avec son nom et son code-barres.

Deux boutons sont disponibles :

• « M'attribuer » : vous attribue cet objet.
• « Voir » : ouvre la page de l'objet, sans démarrer d'attribution.

Lorsque vous cliquez sur « M'attribuer » :

• Les mêmes règles s'appliquent pour toutes les attributions :
  • un objet de stock nécessite une quantité, qui ne peut pas dépasser le stock disponible (voir « Focus : Objets de stock - Définir les quantités »)
  • un objet planifiable nécessite une date de début et une date de retour (voir « Focus : Objets planifiables - Définir les dates »)
• Si l'objet était attribué à quelqu'un d'autre, il vous est transféré.
• L'objet vous est alors attribué et enregistré dans son historique.
   

Si vous scannez un objet conteneur

Un objet conteneur est un objet qui contient d'autres objets. Par exemple : une caisse à outils, une trousse de premiers secours, une sacoche d'ordinateur ou encore un véhicule. Le Smart Scanner l'affiche comme tout autre objet, avec une ligne d'information telle que « Objet conteneur contenant 4 objets ». Cliquez sur « Voir » sur cette ligne pour ouvrir la page de l'objet conteneur.

Deux boutons sont disponibles :

• « M'attribuer » : vous attribue l'objet conteneur lui-même, comme pour tout objet.
• « Attribuer à l'objet » : démarre une attribution dans cet objet conteneur. Voir l'étape 3.

À noter :

• L'objet doit déjà être un objet conteneur. Un objet le devient la première fois qu'un objet lui est attribué depuis sa page.
• Votre rôle doit disposer de l'autorisation « Afficher les attributions sur l'objet conteneur » pour voir la ligne d'information, et du droit d'attribuer cet objet pour voir « Attribuer à l'objet ». Sans ces droits, l'objet est traité comme tout autre objet.

💡 Une attribution à un objet conteneur ne prend jamais de dates. Les planifications n'existent que pour les personnes et les emplacements : les champs de date n'apparaissent donc pas, et les objets planifiables sont attribués sans période.

Si vous scannez une personne ou un emplacement

Le Smart Scanner affiche une carte intitulée « Ressource ». Elle indique le nom et le code-barres de la personne ou de l'emplacement. Pour une personne, la carte indique aussi son type de personne, tel que défini dans votre compte.

Deux boutons sont disponibles :

• « Attribuer à une ressource » : démarre une attribution à cette personne ou à cet emplacement. Voir l'étape 3.
• « Voir » : ouvre la page de cette personne ou de cet emplacement, sans démarrer d'attribution.

Si le code-barres est inconnu

Si le code-barres scanné ne correspond à aucun objet, à aucune personne ni à aucun emplacement de votre compte, deux boutons sont disponibles :

• « Scanner à nouveau » : scannez un autre code-barres.
• « Créer un nouveau » : créez un nouvel objet avec ce code-barres.

💡 Vous voulez seulement vérifier des objets ? Continuez à scanner sans sélectionner d'action. Le dernier objet scanné reste affiché jusqu'à ce que vous scanniez le suivant. Chaque scan est enregistré avec sa date et, si elle est disponible, sa localisation.
 

- Étape 3 : Scanner un ou plusieurs objets -

La fenêtre affiche maintenant « Attribution d'objet(s) à », suivi du nom de la destination. Vérifiez que c'est correct avant de continuer.

• Scannez les objets les uns après les autres.
  • Chaque objet scanné est vérifié et ajouté au panier avec son nom et son code-barres.
  • Le compteur en haut indique le nombre d'objets scannés (par exemple « 3 scannés »).
  • Une coche verte à côté d'un objet signifie qu'il est prêt à être attribué.
     
• Objets de stock : chaque nouveau scan du même objet de stock augmente la quantité d'une unité, dans la limite du stock disponible. Voir « Focus : Objets de stock - Définir les quantités ».
• Objets planifiables : des champs de date apparaissent sur la carte de l'objet lorsque la destination est une personne ou un emplacement. Voir « Focus : Objets planifiables - Définir les dates ». Lorsque la destination est un objet conteneur, aucun champ de date n'apparaît.
• Objets conteneurs scannés en cours de session : ils sont ajoutés au panier comme tout autre objet. Vous pouvez ainsi placer un objet conteneur dans un autre, ou remettre une caisse à outils complète à une personne.
• Attributions circulaires bloquées : si vous scannez l'objet conteneur de destination lui-même, ou un objet conteneur qui le contient déjà, Timly affiche « Attribution circulaire ». Retirez cette ligne pour continuer.
• Objet normal scanné deux fois : Timly affiche « Objet déjà dans le panier » et n'ajoute pas l'objet une seconde fois.
• Objets déjà attribués à quelqu'un d'autre :
  • Si l'alerte « L'objet est déjà attribué » est activée dans votre compte, Timly vous avertit lorsque vous scannez l'objet.
  • Lorsque vous finalisez, l'objet est transféré de son détenteur actuel vers votre destination. Il n'a pas besoin d'être retourné au préalable.
• Scan d'une autre personne ou d'un autre emplacement en cours de session : Timly affiche « Attributions non finalisées ».
  • Cliquez sur « Rester et finaliser l'attribution » pour conserver votre panier actuel.
  • Cliquez sur « Passer à [nom] » pour le supprimer et démarrer une nouvelle session pour la personne ou l'emplacement que vous venez de scanner.
• Limite de 50 objets atteinte : Timly affiche « Nombre maximal d'attributions atteint » et n'accepte plus d'objets. Finalisez la session en cours, puis démarrez-en une nouvelle pour continuer.

- Étape 4 : Passer à la vue d'ensemble -
 

• Lorsque vous avez scanné tous les objets, cliquez sur « Continuer ».

Vous n'êtes pas obligé de remplir tous les champs pendant le scan. 
Les informations manquantes, comme une date de retour, peuvent encore être ajoutées dans la vue d'ensemble.
 

- Étape 5 : Vérifier la vue d'ensemble -

La vue d'ensemble liste tous les objets scannés.

Vous pouvez ici :

• ajuster les quantités des objets de stock avec − et +
• définir ou corriger les dates des objets planifiables (personnes et emplacements uniquement)
• retirer un objet de l'attribution avec l'icône corbeille
• revenir au scan avec « Retour »

Le bouton « Finaliser l'attribution » reste inactif tant qu'une information obligatoire manque, par exemple une date de retour, ou tant qu'une ligne affiche un message bloquant comme « Attribution circulaire ». Les objets pour lesquels il manque des informations sont signalés en rouge.
 

- Étape 6 : Finaliser l'attribution - 

• Cliquez sur « Finaliser l'attribution ».

Voici ce qui se passe ensuite :

• L'attribution est traitée en arrière-plan.
• Le Smart Scanner affiche un statut (par exemple : « Attribution de 3 objets »), pour que vous puissiez voir si l'attribution a réussi.
• Une fois le traitement terminé, une notification le confirme, par exemple « Votre job en arrière-plan est terminé - 3 étapes réussies. »
• Le Smart Scanner est immédiatement prêt pour le scan suivant (« Scanner un code-barres - Commencez par scanner un code-barres »).
• Les objets sont désormais attribués à la destination et enregistrés dans l'historique de chaque objet. Pour les objets planifiables attribués à une personne ou à un emplacement, la période prévue apparaît dans la colonne « PÉRIODE DE TEMPS » de l'Aperçu de l'inventaire et dans le « Planificateur ». Les objets attribués à un objet conteneur n'ont pas de période prévue.

💡 À noter :

• Un scan à lui seul n'enregistre rien. Les objets ne sont attribués que lorsque vous cliquez sur « Finaliser l'attribution ». D'ici là, corriger une erreur consiste à retirer une ligne, et non à annuler une attribution.
• Chaque scan est enregistré, que vous attribuiez quelque chose ou non. Lorsqu'un code est reconnu, Timly met à jour la date du dernier scan de l'objet. Si votre appareil fournit une position, Timly enregistre aussi la localisation GPS. Pour documenter ce qui se trouve où, il vous suffit de faire le tour et de scanner.
• Une session peut contenir jusqu'à 50 objets.
• Votre panier est enregistré automatiquement à chaque scan. Il reste disponible pendant 12 heures après votre dernière modification.

- Focus : Objets de stock - Définir les quantités - 

Pour chaque objet de stock, le Smart Scanner indique la quantité disponible, par exemple « 126 disponibles / 126 stock total » :

• disponible = la quantité qui n'est attribuée à personne et qui peut être remise dès maintenant
• stock total = le stock disponible plus les quantités actuellement détenues par des personnes, des emplacements ou des objets conteneurs

Définissez la quantité avec les boutons − et +, scannez à nouveau l'article ou saisissez la quantité dans le champ. Vous pouvez le faire pendant le scan ou dans la vue d'ensemble. La quantité ne peut pas dépasser le stock disponible. Lorsque vous l'atteignez, Timly affiche « Quantité maximale disponible attribuée ».

💡 Transférer des objets de stock d'un détenteur à un autre : une attribution puise toujours dans le stock disponible, et jamais directement chez une personne, un emplacement ou un objet conteneur. Pour transférer du stock, le détenteur actuel doit donc d'abord le retourner, puis vous pouvez l'attribuer au nouveau détenteur.

💡 Consommation automatique : certains objets de stock sont configurés pour être consommés automatiquement lors de leur attribution. Pour ceux-ci, la quantité est consommée dans la même étape et ne peut pas être retournée ultérieurement.

- Focus : Objets planifiables - Définir les dates -

Le fait que le scanner demande des dates ne dépend pas d'un paramètre du scanner, mais des paramètres de la catégorie principale de l'objet, ainsi que de la destination. Les objets de stock ne nécessitent jamais de dates, et rien de ce qui est attribué à un objet conteneur n'en nécessite.

Lorsque la destination est une personne ou un emplacement, les objets planifiables affichent deux champs obligatoires, marqués d'un astérisque. Vous pouvez les remplir pendant le scan ou dans la vue d'ensemble :

• Date de début : déjà renseignée avec la date du jour. Elle peut être remplacée par une date passée, par exemple pour enregistrer une remise effectuée la veille, mais pas par une date future.
• Date de retour : le jour où l'objet doit être rendu. Choisissez-la avec l'icône calendrier. Elle doit être postérieure à la date de début.
   

Timly vérifie toute la période entre les deux dates, et pas seulement la date du jour :

• Date de retour manquante : Timly affiche « Date de retour requise - Ajoutez une date de retour pour cet objet planifié. »
• Date de retour antérieure à la date de début : les dates sont signalées en rouge (« Période invalide »).

Chevauchement avec une réservation existante :

• Si « Activer la sur-réservation » est désactivé dans la catégorie de l'objet, les dates sont signalées en rouge (« Chevauchement de réservation ») et l'attribution ne peut pas être finalisée pour cette période.
• Si « Activer la sur-réservation » est activé, les dates qui se chevauchent sont acceptées.

💡 Le Smart Scanner enregistre les planifications qui commencent aujourd'hui ou à une date antérieure. Pour planifier une réservation future, utilisez le planificateur. Les objets conteneurs ne peuvent pas être planifiés comme destination, ni dans le Smart Scanner ni dans le planificateur.

- En cas d'interruption -

Un téléphone verrouillé, une connexion perdue, un onglet fermé ou un appareil redémarré ne vous feront pas perdre votre panier.

• Chaque scan est enregistré immédiatement : vous n'avez rien à enregistrer vous-même.
• Une session non finalisée reste disponible pendant 12 heures après votre dernière modification. Chaque scan ou modification relance le délai de 12 heures.

Lorsque vous rouvrez le scanner avec un panier non finalisé, Timly vous demande « Continuer la session ? ».

• Cliquez sur « Continuer la session » pour reprendre là où vous vous étiez arrêté.
• Cliquez sur « Démarrer une nouvelle session » pour supprimer le panier.

Si vous fermez le scanner alors que des objets se trouvent encore dans le panier, Timly affiche « Attributions non finalisées ».

• Cliquez sur « Finaliser et fermer » pour les attribuer maintenant.
• Cliquez sur « Fermer quand même » pour supprimer le panier.

Cela fonctionne de la même manière avec la caméra et avec un scanner portable.

- Messages d'erreur possibles -

🔎 Foire aux questions
 

• Que sont devenus les quatre modes du scanner de codes-barres ?
  Le Smart Scanner remplace les différents modes de l'ancien scanner de codes-barres par un processus unique. Vous n'avez plus besoin de sélectionner un mode avant de scanner.
  
  Le premier code-barres que vous scannez détermine le processus :
  - Personne ou emplacement : vous pouvez attribuer des objets à cette personne ou à cet emplacement (« Attribuer à une ressource ») ou ouvrir sa page (« Voir »).
  - Objet : vous pouvez vous attribuer l'objet (« M'attribuer ») ou ouvrir sa page (« Voir »).
  - Objet conteneur : vous pouvez lui attribuer des objets (« Attribuer à l'objet ») ou vous l'attribuer (« M'attribuer »).
  - Code-barres inconnu : vous pouvez scanner à nouveau (« Scanner à nouveau ») ou créer un nouvel objet avec ce code-barres (« Créer un nouveau »).
  
   
• Pourquoi le Smart Scanner ne propose-t-il pas « Attribuer à l'objet » pour ma caisse à outils ?
  Soit l'objet n'est pas encore un objet conteneur, soit votre rôle n'a pas les droits nécessaires. Pour en faire un objet conteneur, attribuez-lui un premier objet depuis sa page. Vérifiez ensuite avec votre administrateur que votre rôle peut voir et attribuer des objets sur les objets conteneurs.
  
   
• Pourquoi ne puis-je pas définir de dates lors d'une attribution à un objet conteneur ?
  Les planifications et les réservations n'existent que pour les personnes et les emplacements. Les objets placés dans un objet conteneur y restent jusqu'à ce qu'ils en soient retirés, sans date de retour.
  
   
• Pourquoi aucun avertissement ne s'affiche-t-il lorsque je scanne un objet déjà attribué ?
  La case « L'objet est déjà attribué » dans « Paramètres » → « Notifications » → « Alertes à l'attribution » est probablement désactivée. Dans ce cas, le scanner n'affiche rien et réattribue l'objet lorsque vous finalisez l'action.
  
   
• Un collègue peut-il voir ou reprendre mon panier ?
  Non. Le panier vous appartient et est lié au compte dans lequel vous travaillez.
  
   
• Pourquoi ne puis-je pas attribuer d'objets à une autre personne ou à un emplacement ?
  Votre rôle utilisateur définit à qui vous pouvez attribuer des objets. Selon votre rôle, vous pouvez attribuer des objets :
     - uniquement à vous-même
     - à vous-même et à des emplacements, mais pas à d'autres personnes
     - à tout le monde
  
  Si votre compte utilise des rôles personnalisés, c'est votre administrateur qui définit ces droits.

📖 Glossaire

Emplacement : un espace de travail numérique permettant d'organiser et de suivre des objets, comme « Entrepôt » ou « Projet XYZ ». Anciennement appelé « Conteneur ».

Objet : une ressource, matérielle ou immatérielle, gérée et suivie dans Timly, comme du matériel informatique, des outils ou des véhicules. Également appelé « Asset ».

Objet conteneur : un objet qui contient d'autres objets, comme une caisse à outils, une mallette ou un kit. Les objets qui lui sont attribués se déplacent avec lui.

Objet de stock : des objets similaires gérés et attribués en quantités définies. Les objets de stock peuvent être consommés ; ils sont alors considérés comme des consommables.

Personne : un individu enregistré dans Timly (qu'il soit ou non utilisateur ou employé) auquel des objets peuvent être attribués. Les administrateurs peuvent organiser les personnes en définissant des types de personnes.

Planificateur : un calendrier interactif qui vous permet de planifier et de réserver des objets pour une période donnée.

📖 Retrouvez toutes les définitions dans le Glossaire Timly.

✅ Les fonctionnalités nécessaires

Module d'inventaire ; Planificateur (optionnel) ; Gestion des stocks (optionnel) ; objets conteneurs (optionnel, nécessite les autorisations « Afficher les attributions sur l'objet conteneur » et « Attribuer / Transférer sur les objets conteneurs »).

🔗 Ressources supplémentaires

• Centre d'aide : Glossaire Timly

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