Wie nutze ich den Smart Scanner?

💡 Was Sie wissen müssen 

Der Smart Scanner ersetzt den Barcode-Scanner und seine vier Modi: „Scanner“, „Zuweisen“, „Mir zuweisen“ und „Inventur-Scanner“. Mit ihm weisen Sie in Timly viele Objekte auf einmal zu. Sie wählen vor dem Scannen keinen Modus mehr. Sie scannen, Timly erkennt, wozu der Barcode gehört, und bietet Ihnen die passenden Aktionen an.
 

📘 Diese Anleitung stellt den Smart Scanner vor, erklärt alles, was Sie damit tun können, und zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie es geht.
 

- Was sich für Sie ändert -
 

• Keine Moduswahl mehr. Ihr erster Scan bestimmt die Richtung des Ablaufs: 
        · Objekt: Sie weisen es sich selbst zu oder öffnen seine Seite. 
  Container-Objekt: Sie weisen ihm Objekte zu oder weisen es sich selbst zu.
        · Person oder Ort: Sie weisen ihr bzw. ihm Objekte zu oder öffnen die Seite. 
        · Unbekannter Barcode: Sie können damit ein neues Objekt anlegen. 
   
• Um Objekte einer Person oder einem Ort zuzuweisen, beginnen Sie mit dem Ziel. Scannen Sie zuerst die Person, den Ort oder das Container-Objekt, dann die Objekte.
• Weisen Sie bis zu 50 Objekte in einer Sitzung zu. Gescannte Objekte werden in einem Warenkorb gesammelt. Sie prüfen sie in einer Übersicht und schließen dann alle Zuweisungen auf einmal ab. 
• Nichts wird gebucht, bevor Sie abschließen. Ein Scan allein weist nichts zu. Ein Fehler wird also korrigiert, indem Sie eine Zeile entfernen und nicht, indem Sie eine Buchung rückgängig machen. 
• Ihr Warenkorb wird automatisch gespeichert. Er bleibt nach Ihrer letzten Änderung 12 Stunden lang verfügbar, auch wenn Sie unterbrochen werden und der Smart Scanner geschlossen wird. 

🎥 Interaktive Demo
 

⚙️ Die Schritte
 

- Schritt 1: Smart Scanner öffnen -

 

• Melden Sie sich auf Ihrem Computer, Smartphone oder Tablet bei Timly an. 
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das QR-Code-Symbol. Das Fenster „Barcode scannen“ öffnet sich mit der Kameraansicht. 
• Wenn Ihr Browser oder Gerät um die Erlaubnis zur Kameranutzung bittet, erteilen Sie sie. 
• Sie verwenden einen Handscanner? Schalten Sie den Kamera-Schalter aus, um eine bessere Ansicht zu erhalten. Sie können dann einen kabelgebundenen oder Bluetooth-Handscanner verwenden, auch an einem Desktop-Computer. 

- Schritt 2: Ausgangspunkt scannen -
 

Ihr erster Scan (ein Objekt, ein Container-Objekt, eine Person oder ein Ort) bestimmt die Richtung des Ablaufs:

• Sie haben ein Objekt in der Hand? Beginnen Sie mit dem Objekt und weisen Sie es sich selbst zu. 
• Sie stehen vor einem Kollegen, einem Fahrzeug oder einem Regal? Scannen Sie zuerst diese Person oder diesen Ort und weisen Sie dann Objekte zu. 
• Sie packen einen Werkzeugkoffer, einen Koffer oder ein Set, das selbst ein Objekt ist? Scannen Sie zuerst dieses Container-Objekt und weisen Sie ihm dann Objekte zu.

👉🏼 Der Smart Scanner erkennt, was Sie gescannt haben, zeigt es mit Name und Barcode an und bietet Ihnen die passenden Aktionen an. 

Wenn Sie ein Objekt scannen 

Der Smart Scanner zeigt das Objekt mit Name und Barcode an. 

 Zwei Schaltflächen stehen zur Verfügung:

• „Mir zuweisen“: weist Ihnen dieses Objekt zu. 
• „Anzeigen“: öffnet die Objektseite, ohne eine Zuweisung zu starten. 

Wenn Sie auf „Mir zuweisen“ klicken:

• Es gelten dieselben Regeln wie bei jeder Zuweisung: 
  · Ein Lagerartikel benötigt eine Menge, die den verfügbaren Bestand nicht überschreiten darf (siehe „Fokus: Lagerartikel – Mengen festlegen“).
  · Ein planbares Objekt benötigt ein Startdatum und ein Rückgabedatum (siehe „Fokus: Planbare Objekte – Daten festlegen“).
• War das Objekt jemand anderem zugewiesen, wird es auf Sie übertragen. 
• Das Objekt ist dann Ihnen zugewiesen und wird in seiner Historie erfasst. 

Wenn Sie ein Container-Objekt scannen

Ein Container-Objekt ist ein Objekt, das andere Objekte enthält, zum Beispiel ein Werkzeugkoffer, ein Erste-Hilfe-Koffer oder eine Laptoptasche. Der Smart Scanner zeigt es wie jedes Objekt an, mit einer Infozeile wie „Container-Objekt mit 4 Objekten darin“. Klicken Sie in dieser Zeile auf „Anzeigen“, um die Seite des Container-Objekts zu öffnen.

Zwei Schaltflächen stehen zur Verfügung:
• „Mir zuweisen“: weist Ihnen das Container-Objekt selbst zu, wie bei jedem Objekt.
• „Dem Objekt zuweisen“: startet eine Zuweisung in dieses Container-Objekt. Fahren Sie mit Schritt 3 fort.

Wichtig:
• Das Objekt muss bereits ein Container-Objekt sein. Ein Objekt wird dazu, sobald ihm zum ersten Mal über seine Objektseite etwas zugewiesen wird.
• Ihre Rolle benötigt die Berechtigung „Zuweisungen am Container-Objekt anzeigen“, um die Infozeile zu sehen, und das Recht, dieses Objekt zuzuweisen, um „Dem Objekt zuweisen“ zu sehen. Ohne diese Rechte wird das Objekt wie jedes andere Objekt behandelt.

💡 Eine Zuweisung an ein Container-Objekt erfordert nie Daten. Planungen gibt es nur für Personen und Orte. Datumsfelder erscheinen daher nicht, und planbare Objekte werden ohne Zeitraum zugewiesen.

Wenn Sie eine Person oder einen Ort scannen 

Der Smart Scanner zeigt eine Karte mit dem Titel „Ressource“ an. Sie enthält Name und Barcode der Person oder des Orts. Bei einer Person zeigt die Karte zusätzlich den Personentyp an, wie er in Ihrem Account definiert ist. 

Zwei Schaltflächen stehen zur Verfügung:

• „Der Ressource zuweisen“: startet eine Zuweisung an diese Person oder diesen Ort. Fahren Sie mit Schritt 3 fort. 
• „Anzeigen“: öffnet die Seite dieser Person oder dieses Orts, ohne eine Zuweisung zu starten. 

Wenn der Barcode unbekannt ist

Gehört der gescannte Barcode zu keinem Objekt, keiner Person und keinem Ort in Ihrem Account, stehen zwei Schaltflächen zur Verfügung: 

• „Erneut scannen“: einen anderen Barcode scannen. 
• „Neu anlegen“: legt mit diesem Barcode ein neues Objekt an. 

💡 Sie möchten Objekte nur überprüfen? Scannen Sie einfach weiter, ohne eine Aktion auszuwählen. Das zuletzt gescannte Objekt bleibt auf dem Bildschirm, bis Sie das nächste scannen. Jeder Scan wird mit Datum und, sofern verfügbar, Standort protokolliert. 

- Schritt 3: Ein oder mehrere Objekte scannen -  

Das Fenster zeigt nun „Objekt(e) zuweisen an“, gefolgt vom Namen des Ziels. Prüfen Sie, ob es korrekt ist, bevor Sie fortfahren. 

• Scannen Sie die Objekte nacheinander. 
  · Jedes gescannte Objekt wird geprüft und mit Name und Barcode in den Warenkorb gelegt. 
  · Der Zähler oben zeigt, wie viele Objekte Sie gescannt haben (zum Beispiel „3 gescannt“). 
  · Ein grünes Häkchen neben einem Objekt bedeutet, dass es zugewiesen werden kann.
• Lagerartikel: Jeder weitere Scan desselben Lagerartikels erhöht die Menge um eins, bis zum verfügbaren Bestand. Siehe „Fokus: Lagerartikel – Mengen festlegen“.
• Planbare Objekte: Auf der Objektkarte erscheinen Datumsfelder, wenn das Ziel eine Person oder ein Ort ist. Siehe „Fokus: Planbare Objekte – Daten festlegen“. Ist das Ziel ein Container-Objekt, erscheinen keine Datumsfelder.
• Während der Sitzung gescannte Container-Objekte werden wie jedes andere Objekt in den Warenkorb gelegt. So können Sie ein Container-Objekt in ein anderes legen oder einen ganzen Werkzeugkoffer an eine Person ausgeben.
• Zirkuläre Zuweisungen werden blockiert. Wenn Sie das Ziel-Container-Objekt selbst scannen oder ein Container-Objekt, das es bereits enthält, zeigt Timly „Zirkuläre Zuweisung“ an. Entfernen Sie diese Zeile, um fortzufahren.
• Einzelobjekte, die zweimal gescannt werden: Timly zeigt „Objekt bereits im Warenkorb“ an und fügt das Objekt kein zweites Mal hinzu. 
• Objekte, die bereits jemand anderem zugewiesen sind: 
  · Wenn der Hinweis „Objekt ist bereits zugewiesen“ in Ihrem Account aktiviert ist, warnt Timly Sie beim Scannen des Objekts. 
  · Beim Abschließen wird das Objekt vom aktuellen Inhaber auf Ihr Ziel übertragen. Es muss nicht vorher zurückgenommen werden. 
• Scan einer anderen Person oder eines anderen Orts während der Sitzung: Timly zeigt „Zuweisungen nicht abgeschlossen“ an. 
• Klicken Sie auf „Bleiben und Zuweisung abschließen“, um Ihren aktuellen Warenkorb zu behalten. 
• Klicken Sie auf „Zu [Name] wechseln“, um ihn zu verwerfen und eine neue Sitzung für die soeben gescannte Person bzw. den soeben gescannten Ort zu starten. 
• 50 Objekte erreicht: Timly zeigt „Maximale Anzahl an Zuweisungen erreicht“ an und nimmt keine weiteren Objekte an. Schließen Sie die aktuelle Sitzung ab und starten Sie dann eine neue, um weiterzumachen. 
  
  
   

- Schritt 4: Zur Übersicht wechseln -

• Wenn Sie alle Objekte gescannt haben, klicken Sie auf „Weiter“. 

Sie müssen beim Scannen nicht jedes Feld ausfüllen. Fehlende Angaben wie ein Rückgabedatum können Sie auch noch in der Übersicht ergänzen.

- Schritt 5: Übersicht prüfen -  
 

Die Übersicht listet alle gescannten Objekte auf.

Hier können Sie:

• Mengen von Lagerartikeln mit − und + anpassen 
• Daten für planbare Objekte festlegen oder korrigieren (nur bei Personen und Orten)
• ein Objekt mit dem Papierkorb-Symbol aus der Zuweisung entfernen 
• mit „Zurück“ zum Scannen zurückkehren 

Die Schaltfläche „Zuweisung abschließen“ bleibt inaktiv, solange Pflichtangaben fehlen, zum Beispiel ein Rückgabedatum, oder solange eine Zeile eine blockierende Meldung wie „Zirkuläre Zuweisung“ zeigt. Objekte mit fehlenden Angaben werden rot markiert. 

- Schritt 6: Zuweisung abschließen -  

• Klicken Sie auf „Zuweisung abschließen“. 

Was dann passiert:

• Die Zuweisung wird im Hintergrund verarbeitet. 
• Der Smart Scanner zeigt einen Status wie „3 Objekte werden zugewiesen“ an, damit Sie sehen, ob die Zuweisung erfolgreich war. 
• Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, bestätigt eine Benachrichtigung dies, zum Beispiel „Ihr Hintergrundjob ist abgeschlossen - 3 Schritte erfolgreich.“ 
• Der Smart Scanner ist sofort bereit für den nächsten Scan („Barcode scannen – Scannen Sie einen Barcode, um zu beginnen“). 
• Die Objekte sind nun dem Ziel zugewiesen und in der Historie jedes Objekts erfasst. Bei planbaren Objekten, die einer Person oder einem Ort zugewiesen wurden, erscheint der geplante Zeitraum in der Spalte „ZEITPERIODE“ der Inventarübersicht und in der „Planungsansicht“. Objekte, die einem Container-Objekt zugewiesen wurden, haben keinen geplanten Zeitraum.

💡 Wichtig:

• Scannen allein bucht nichts. Objekte werden erst zugewiesen, wenn Sie auf „Zuweisung abschließen“ klicken. Bis dahin korrigieren Sie einen Fehler, indem Sie eine Zeile entfernen und nicht, indem Sie eine Buchung rückgängig machen. 
• Jeder Scan wird erfasst, unabhängig davon, ob Sie etwas zuweisen. Wird ein Code erkannt, aktualisiert Timly das Datum des letzten Scans des Objekts. Liefert Ihr Gerät eine Position, speichert Timly zusätzlich den GPS-Standort. Um zu dokumentieren, was sich wo befindet, gehen Sie einfach herum und scannen. 
• Eine Sitzung umfasst bis zu 50 Objekte. 
• Ihr Warenkorb wird bei jedem Scan gespeichert. Er bleibt nach Ihrer letzten Änderung 12 Stunden lang verfügbar. 

- Fokus: Lagerartikel – Mengen festlegen -

Für jeden Lagerartikel zeigt der Smart Scanner an, wie viel Bestand verfügbar ist, zum Beispiel „126 verfügbar / 126 Gesamtbestand“: 

• verfügbar ist die Menge, die niemandem zugewiesen ist und sofort ausgegeben werden kann 
• Gesamtbestand ist der verfügbare Bestand plus die Mengen, die derzeit bei Personen, Orten oder Container-Objekten liegen 

Legen Sie die Menge mit den Schaltflächen − und + fest, scannen Sie den Artikel erneut oder geben Sie die Menge in das Feld ein. Das ist beim Scannen oder in der Übersicht möglich. Die Menge darf den verfügbaren Bestand nicht überschreiten. Ist er erreicht, zeigt Timly „Maximal verfügbare Menge zugewiesen“ an. 

💡 Bestand von einem Inhaber zu einem anderen verschieben: Eine Zuweisung nimmt Bestand immer aus dem verfügbaren Bestand, nie von einer anderen Person, einem anderen Ort oder einem Container-Objekt. Um Bestand zu verschieben, muss er zuerst vom aktuellen Inhaber zurückgenommen und dann dem neuen zugewiesen werden.

💡 Automatischer Verbrauch: Einige Lagerartikel sind so eingestellt, dass sie bei der Zuweisung automatisch verbraucht werden. Bei diesen wird die Menge im selben Schritt verbraucht und kann später nicht zurückgegeben werden. 

- Fokus: Planbare Objekte – Daten festlegen -

Ob der Scanner nach Daten fragt, ist keine Scanner-Einstellung. Es hängt von den Einstellungen der Hauptkategorie des Objekts und vom Ziel ab. Lagerartikel benötigen nie Daten, und nichts, was einem Container-Objekt zugewiesen wird, benötigt Daten.

Ist das Ziel eine Person oder ein Ort, zeigen planbare Objekte zwei Pflichtfelder an, die mit einem Sternchen markiert sind. Sie können sie beim Scannen oder in der Übersicht ausfüllen:

• Startdatum: bereits mit dem heutigen Datum ausgefüllt. Es kann auf ein Datum in der Vergangenheit geändert werden, zum Beispiel um eine Übergabe von gestern zu erfassen, aber nicht auf ein Datum in der Zukunft. 
• Rückgabedatum: der Tag, an dem das Objekt zurückerwartet wird. Wählen Sie es über das Kalender-Symbol aus. Es muss nach dem Startdatum liegen.
   

Timly prüft den gesamten Zeitraum zwischen den beiden Daten, nicht nur den heutigen Tag: 

• Fehlendes Rückgabedatum: Timly zeigt „Rückgabedatum erforderlich – Fügen Sie ein Rückgabedatum für dieses geplante Objekt hinzu.“ an. 
• Rückgabedatum vor dem Startdatum: Die Daten werden rot markiert („Ungültiger Zeitraum“). 

Überschneidung mit einer bestehenden Reservierung: 

• Ist „Überbuchung aktivieren“ in der Kategorie des Objekts ausgeschaltet, werden die Daten rot markiert („Reservierungsüberschneidung“) und die Zuweisung kann für diesen Zeitraum nicht abgeschlossen werden. 
• Ist „Überbuchung aktivieren“ eingeschaltet, werden sich überschneidende Daten akzeptiert. 
   

💡 Der Smart Scanner erfasst Übergaben, die heute oder früher beginnen. Um eine zukünftige Reservierung zu planen, verwenden Sie die Planungsansicht. Container-Objekte können nicht als Ziel geplant werden, weder im Smart Scanner noch in der Planungsansicht.

- Wenn Sie unterbrochen werden - 

Ein gesperrtes Smartphone, eine abgebrochene Verbindung, ein geschlossener Tab oder ein neu gestartetes Gerät kosten Sie nicht den Warenkorb. 

• Jeder Scan wird sofort gespeichert, Sie müssen also nichts selbst speichern. 
• Eine nicht abgeschlossene Sitzung bleibt nach Ihrer letzten Änderung 12 Stunden lang verfügbar. Jeder Scan und jede Änderung startet die 12 Stunden neu. 
   

Wenn Sie den Scanner mit einem nicht abgeschlossenen Warenkorb erneut öffnen, fragt Timly „Sitzung fortsetzen?“. 

• Klicken Sie auf „Sitzung fortsetzen“, um dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben. 
• Klicken Sie auf „Neue Sitzung starten“, um den Warenkorb zu verwerfen. 
   

Wenn Sie den Scanner schließen, während sich noch Objekte im Warenkorb befinden, zeigt Timly „Zuweisungen nicht abgeschlossen“ an. 

• Klicken Sie auf „Abschließen und schließen“, um sie jetzt zuzuweisen. 
• Klicken Sie auf „Trotzdem schließen“, um den Warenkorb zu verwerfen. 

Das funktioniert mit der Kamera und mit einem Handscanner gleich. 

- Fehlermeldungen, die Sie sehen können - 

🔎 FAQ

• Was ist aus den vier Modi des Barcode-Scanners geworden? 
  Der Smart Scanner ersetzt die einzelnen Modi des bisherigen Barcode-Scanners durch einen einzigen Ablauf. Sie müssen vor dem Scannen keinen Modus mehr auswählen. 
  
  Der erste Barcode, den Sie scannen, bestimmt den Ablauf: 
     - Person oder Ort: Sie können dieser Person oder diesem Ort Objekte zuweisen („Der Ressource zuweisen“) oder die Seite öffnen („Anzeigen“). 
     - Objekt: Sie können sich das Objekt selbst zuweisen („Mir zuweisen“) oder seine Seite öffnen („Anzeigen“). 
     - Unbekannter Barcode: Sie können erneut scannen („Erneut scannen“) oder mit diesem Barcode ein neues Objekt anlegen („Neu anlegen“). 
   
• Warum bietet der Smart Scanner für meinen Werkzeugkoffer kein „Dem Objekt zuweisen“ an?
  Entweder ist das Objekt noch kein Container-Objekt, oder Ihrer Rolle fehlen die Rechte. Machen Sie es zu einem Container-Objekt, indem Sie ihm über seine Objektseite ein erstes Objekt zuweisen. Klären Sie dann mit Ihrem Administrator, ob Ihre Rolle Zuweisungen an Container-Objekten sehen und vornehmen darf.
   
• Warum kann ich bei einer Zuweisung an ein Container-Objekt keine Daten festlegen?
  Planungen und Reservierungen gibt es nur für Personen und Orte. Objekte in einem Container-Objekt bleiben dort, bis sie entfernt werden, ohne Rückgabedatum.
   
• Warum sehe ich keine Warnung, wenn ich ein bereits zugewiesenes Objekt scanne?
  Das Kontrollkästchen „Objekt ist bereits zugewiesen“ unter „Einstellungen“ → „Benachrichtigungen“ → „Hinweise bei Zuweisungen“ ist deaktiviert. In diesem Fall zeigt der Scanner nichts an und weist das Objekt beim Abschließen neu zu. 
   
• Kann ein Kollege meinen Warenkorb sehen oder fortsetzen?   
  Nein. Der Warenkorb gehört Ihnen und dem Account, in dem Sie arbeiten. 
   
• Warum kann ich Objekte keiner anderen Person und keinem Ort zuweisen?
  Ihre Benutzerrolle legt fest, wem Sie Objekte zuweisen können. Je nach Rolle können Sie Objekte zuweisen: 
     - nur sich selbst
     - sich selbst und Orten, aber keinen anderen Personen 
     - allen 
  Verwendet Ihr Account benutzerdefinierte Rollen, legt Ihr Administrator diese Rechte fest. Fragen Sie Ihren Administrator, welche Rolle Sie haben. 

📖 Timly Glossar
 

Container-Objekt: Sie können ihm Objekte zuweisen („Dem Objekt zuweisen“) oder es sich selbst zuweisen („Mir zuweisen“).

Lagerartikel: Gleichartige Objekte, die in bestimmten Mengen verwaltet und zugewiesen werden. Lagerartikel können verbraucht werden und gelten dann als Verbrauchsmaterial.

Objekt: Eine materielle oder immaterielle Ressource, die in Timly verwaltet und nachverfolgt wird, zum Beispiel IT-Ausstattung, Werkzeuge oder Fahrzeuge. Wird auch als „Asset“ bezeichnet.

Ort: Ein digitaler Arbeitsbereich zum Organisieren und Nachverfolgen von Objekten, zum Beispiel „Lager“ oder „Projekt XYZ“. Früher „Container“ genannt.

Person: Eine in Timly erfasste Person (ob Benutzer oder Mitarbeitende oder nicht), der Objekte zugewiesen werden können. Admins können Personen organisieren, indem sie Personentypen definieren.

Planungsansicht: Ein interaktiver Kalender, mit dem Sie Objekte für einen beliebigen Zeitraum planen und reservieren können. 
 

📖 Alle Definitionen finden Sie im Timly Glossar. 

✅ Erforderliche Features & Funktionen

Inventarmodul; Planungsansicht (optional); Lagerverwaltung (optional); Container-Objekte (optional, erfordert die Berechtigungen „Zuweisungen am Container-Objekt anzeigen“ und „Zuweisen / Übertragen bei Container-Objekten“).
 

🔗 Weitere Ressourcen

• Helpcenter: Timly Glossar
   

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